Oletko pieni yritys tai toiminimi vailla hyvää ja edullista tilitoimistoa tai kirjanpitäjää? Tässä artikkelissa käsittelemme miten löytää hyvä tilitoimisto pienelle yritykselle. Käymme läpi, mitkä tilitoimiston palvelut ovat yleisimpiä pienille yrityksille, sekä mitä pienen yrityksen muun muassa kannattaa miettiä valitessaan tilitoimistoa.
Tiettyjen taloushallinnon prosessien kuten kirjanpidon ulkoistaminen tuoreessa yrityksessä on useimmiten järkevää. Tilitoimisto hoitaa taloushallinnon rutiinitehtävät puolestasi ja voit täten keskittyä olennaiseen eli liiketoimintasi kehittämiseen.
Ennen tilitoimistojen kilpailuttamista on kuitenkin hyvä olla kartalla yrityksesi nykyisistä ja tulevista taloushallinnon tarpeista, jotta mahdollisimman sopiva tilitoimisto voidaan valita yhteistyökumppaniksi alusta lähtien.
Tilitoimiston kanssa kannattaa pyrkiä mahdollisimman pitkään ja lojaaliin suhteeseen, sillä ainoastaan näin kirjanpitäjä voi auttaa yritystä antamalla sille räätälöityjä vinkkejä vaikkapa verotuksen tai yksittäisten tositteiden saralla. Parhaimmillaan kirjanpitäjän vinkeillä pienennetäänkin yrityksen kuluja ja tehostetaan sen toimintaa.
Yleisimmät tilitoimistopalvelut pienelle yritykselle:
– Juokseva kirjanpito
– Tilinpäätöksen laatiminen
– Palkanlaskenta
– Viranomaisraportit kuten veroilmoitukset ja ALV-raportit.
Lue lisää tilitoimiston palveluista.
Miten pienen yrityksen tilitoimistopalvelut yleensä hinnoitellaan?
Uutena tai pienenä yrityksenä on luonnollista ajatella hintaa tärkeänä tekijänä tilitoimiston valinnassa. Vaikka tilitoimiston hintaa ei kannata pitää ainoana kriteerinä valinnalle, on tilitoimistoille menevät kulut hyvä pitää järkevässä suhteessa omaan liiketoimintaan. Hinnan sijaan pitäisikin oikeastaan puhua hinta-laatusuhteesta, sillä tilitoimistoja ja niiden hinnoittelumalleja on niin erilaisia, että pelkkää hintaa ei missään tilanteessa tulisi katsoa.
Tilitoimistojen hinnoittelumalli muodostuu yleensä seuraavista asioista:
– Mahdolliset kertaluonteiset tai kiinteät kulut (esim. avauskulut, kiinteät kulut mm. kirjanpito-ohjelmista)
– Kulut tilitoimiston työtunneista (esim. juoksevaan kirjanpitoon, veroilmoituksiin, tilinpäätöksiin tai palkanlaskentaan liittyvä työ)
– Tositteiden, kuten osto- tai myyntilaskujen kuukausittaiseen määrään (lisää tilitoimiston työmäärää)
Yleensä hinnoittelussa on tietty lähtötaso kiinteistä kuluista/kk, jotka perustuvat pitkälti liiketoimintasi laajuudesta kuten tilitoimistopalveluiden laajuudesta sekä esim. tositteiden ja vientien kuukausittaisesta määrästä. Koska tilitoimistot pääsääntöisesti laskuttavat työtunneistaan suosittelemme jättämään mahdollisimman perusteellisen arvion liiketoiminnastasi ja toivotuista palveluista tarjouspyyntöä jättäessäsi.
Huomioithan myös sen, että alussa tositteita on usein vähän, mutta niin osto- kuin myyntilaskujenkin määrä kasvaa radikaalisti kun kauppa alkaa käymään. On yrityksiä, joiden toimialasta johtuen tositteita on jatkuvasti vähän, ja heille kirjanpidon arvo on heidän vastaanottamissa raporteissa ja vaikkapa verosuunnittelussa. Esimerkiksi jälleenmyyjän kohdalla tilanne on toinen, sillä jokainen kuitti niin ostoista, kuin myynneistäkin tulee toimittaa kirjanpitäjälle ja näin pelkästään tositteiden hallinta on kirjanpitäjälle valtava työ. Hinnassa tuleekin huomioida, mikä sinun toimialallasi on työtuntien ja tositteiden määrä ja mihin se kehittyy yrityksen kasvaessa.
3 vinkkiä pienen yrityksen tilitoimiston valintaan
1. Varmista, että olette tilitoimistosi kanssa samalla sivulla alusta alkaen
Työnjaon tulee alusta lähtien olla selkeä ja arvio tilitoimiston työmäärästä tulee olla realistinen liiketoimintaasi nähden. Useat tilitoimistot ovat automatisoinnin myötä siirtyneet kiinteämpään hinnoittelumalliin, jolloin on entistä tärkeää, että tilitoimistolla on selvä käsitys yrityksesi tuomasta työmäärästä.
Varmista ennen sopimuksen kirjoittamista, että molemmilla osapuolilla on sama taloushallintojärjestelmä ja että ne keskustelevat keskenään. Erilaiset sähköisen kirjanpidon työkalut tulevat helpottamaan yhteistyötä jatkossa.
2. Avoin ja aktiivinen kommunikaatio
Aktiivinen ja avoin kommunikaatio yrityksesi ja tilitoimiston välillä on edellytys sujuvalle yhteistyölle. Pidä tilitoimisto aina ajan tasalla, jotta tapahtumia ei tarvitse alkaa selvittämään jälkikäteen. Kommunikoi myös mahdollisista muutoksista liiketoiminnassasi hyvissä ajoin, jotta tilitoimistosi osaa varautua esim. suurempaan työmäärään liiketoiminnan kehittyessä.
Hyvät tilitoimistot osaavat myös olla proaktiivisia ja osaa ohjeistaa sinua toimimaan tavalla miten heidän työnsä hoituu niin kustannustehokkaasti kuin mahdollista. Kirjanpitäjälle pitää voida aina soittaa tai laittaa sähköpostia ja häneltä odotetaan nopeaa reagointia. Tämän tulisi toki toimia myös toisin päin, eli mikäli kirjanpitäjä tarvitsee tositteita tai tietoa, tulisi hänen työpanostaan kunnioittaa ja tarjota vaadittavat dokumentit mahdollisimman pian.
Avoimuutta ei voi korostaa liikaa. Tämän takia onkin tärkeää, että tulet toimeen kirjanpitäjän kanssa myös henkilökohtaisella tasolla. Mikäli ihminen ei syystä tai toisesta miellytä, tai ette ole samalla aaltopituudella, on hedelmällistä yhteistyötä mahdoton toteuttaa. Tutustu siis tilitoimistoon ja kirjanpitäjään jo ennen sopimuksen allekirjoitusta.
3. Muista oma työpanos
Mitä tehokkaammin hoidat yrityksesi oman työpanoksen, sitä vähemmän tilitoimiston täytyy käyttää aikaa asioiden selvittelyyn tai korjaamiseen myöhemmin. Mitä sujuvammin ja nopeammin tilitoimiston työ sujuu, sitä vähemmän he myös laskuttavat yritystäsi. Yrityksesi oma työpanos kannattaa siis pitää moitteettomana niin hinnoittelun kun liiketoiminnan sujuvuuden kannalta.
Kirjanpitäjän kanssa saattaa tulle usein erimielisyyksiä vaikkapa siitä mitkä kuitit kuuluvat yrityksen kirjanpitoon ja mitkä menevät yrittäjän oman talouden alle. Kuuntele kuitenkin kirjanpitäjääsi ja hoida asiat kunnialla oikein niin sekä tilitoimisto, että etenkin sinun yrityksesi selviävät raportoinnista kuivin jaloin.
Muista, että sinä olet oman alasi asiantuntija ja kirjanpitäjä puolestaan on taloushallinnon asiantuntija. Onkin tavallista, että välillä tuntuu siltä kuin puhuisitte eri kieltä. Luotettava kirjapitäjä hoitaa oman osuutensa, kunhan saa kirjanpitomateriaalin täydellisenä ja ajallaan ja kunhan tuet kirjanpitäjää pitämällä hänet ajan tasalla yrityksen tapahtumista. Mikäli kirjanpito, tositteet, sähköiset ohjelmistot ja mikä vaan kirjanpitoon liittyvä kuulostaa heprealta niin etsi tietoa ja kysy apua! Kirjanpitäjäkin on pohjimmiltaan vain ihminen!
Näiden vinkkien kanssa toivotamme sinulle ja yrityksellesi onnea tilitoimiston etsintään!
Lisää lukemista aiheesta: