Yksi tavallisimpia taloushallinnon ulkoistamisen kohteita on palkanlaskenta. Palkanlaskenta pitää hoitaa tarkkaan, huolellisesti ja lakipykälien mukaisesti, sillä huonosti toteutetusta palkanlaskennasta kärsii niin henkilöstö kuin yritys. Jos palkkoja ei ole laskettu huolellisesti ja maksettu ajallaan, se aiheuttaa myöhemmin sekasortoa yrityksen toimistossa ja voi hankaloittaa myös työntekijän elämää. Palkanlaskenta voidaan tehdä yrityksen sisäisesti, siihen voidaan käyttää erilaisia ohjelmistoja tai sen voi ulkoistaa esim. tilitoimistolle.

Monet yritykset päättävät ulkoistaa palkanlaskennan varmistaakseen, että palkanlaskenta hoidetaan ajallaan ja tarkasti. Palkanlaskennan ulkoistaminen sisältää myös monia etuja ja voi auttaa säästämään sekä aikaa että rahaa.

Tässä artikkelissa käsittelemme tarkemmin mm. seuraavia asioita palkanlaskentaan liittyen:

 

  • Mitkä ovat palkanlaskennan ulkoistamisen hyödyt?
  • Mitä palkanlaskennan ulkoistaminen yleensä maksaa?
  • Onko palkanlaskennan ulkoistaminen hintansa arvoista?
  • Mitä kannattaa huomioida, jotta palkanlaskennan ulkoistaminen sujuu mahdollisimman sujuvasti?

 

Palkanlaskennan ulkoistaminen – Hyödyt hinnan arvoisia?

Palkanlaskentaan liittyy viranomaisvelvollisuuksia (kuten tulorekisteri-ilmoitukset) ja työehtosopimuksia, jotka muuttuvat jopa joka vuosi. Niihin tutustuminen ja lainsäädännön tulkinta on haastavaa ja se voi viedä paljon aikaa. Palkanlaskennan ulkoistus luovuttaa kaikki ilmoitukset ja koko palkanlaskentaan ja -maksuun liittyvän prosessin ammattilaisen vastuulle, jotta yrityksen ei tarvitse keskittyä yrityksen pyörittämiseen liittyvien asioiden lisäksi myös palkanmaksuun. Palkanlaskennan ulkoistaminen tilitoimistolle voi näin ollen auttaa yrittäjää säästämään aikaa, rahaa ja päänvaivaa.

 

Palkanlaskennan ulkoistamisen hyödyt: 6 syytä ulkoistaa palkanlaskenta

Palkanlaskennan ulkoistamisella on monia hyötyjä ja hyviä puolia. Vaikka monet yrittäjät miettivät heti ensimmäisenä palkanlaskennan ulkoistamisesta syntyviä kuluja, hyödyt voivat kuitenkin enemmän kuin kattaa maksettavan kulun ja helpottaa elämää huomattavasti. Seuraavaksi katsomme muutamia palkanlaskennan ulkoistamisen hyötyjä.

 

1. Ei huolta sijaisjärjestelyistä lomien aikana

Yritykset pyörivät ympäri vuoden myös silloin, kun työntekijöillä on lomia. Niin palkanmaksun ja -laskennan kuin HR-hommien täytyy pyöriä jatkuvasti ympäri vuoden myös silloin, kun työntekijät ovat sairaana tai kun pidetään lomia. Pienessäkin yrityksessä palkanlaskennan tulisi siis olla vähintään kahden ammattilaisen hallissa, jotta esimerkiksi lomien ja sairauspoissaolojen tuuraaminen onnistuu moitteettomasti.

Palkanlaskennan ulkoistaminen voi auttaa yrittäjää siirtämällä tämän vastuun kumppanille, jolloin yrityksen ei tarvitse yliresursoida HR:ää eikä huolehtia siitä, mitä lomien ja sairauksien aikana tapahtuu palkanlaskennalle.

 

2. Poikkeustilanteiden hallitseminen on varmempaa

Palkanlaskentaan erikoistuneet yritykset, kuten tilitoimistot, omaavat useimmiten pitkän kokemuksen palkanlaskennasta ja siihen liittyvistä osa-alueista. Tämän ansiosta he osaavat hallita mahdolliset poikkeustilanteet ja hankalammat ongelmat varmemmin, nopeammin ja lakipykälien mukaan.

Suuret muutokset ja uudistukset voivat olla haastavia sisäistää, mutta täysipäiväinen ja osaava palkanlaskija osaa meloa hankalissakin vesissä ja ymmärtää esimerkiksi tulorekisterin ja muut palkanlaskentaan liittyvät kiemurat. Rutiinit sujuvat nopeasti ja moitteettomasti, mikä luo turvallisuuden tunnetta myös yrittäjälle samalla, kun se säästää aikaa ja rahaa.

 

3.Tiimissä on osaavia käsiä

Palkanlaskennan tiimissä, kuten tilitoimistossa, jokaisella on omat vahvuutensa ja jos eteen tulee tiukka paikka, apua on saatavilla. Tiimissä on yleensä aina joku kokeneempi jäsen, joka voi valjastaa kokemuksensa koko porukan käyttöön ja ratkaista mahdolliset ongelmat nopeasti.

Tilitoimistoilla ja palkanlaskentaan erikoistuneilla firmoilla on usein myös lähellä osaava tekninen tuki, joten yrityksen ei tarvitse kuluttaa aikaa eikä resursseja myöskään teknisen tuen vastausten odottamiseen. Sen sijaan päivä voi pyöriä rutiinien mukaan, kun tilitoimisto hoitaa sen vastuulla olevat tehtävät.

 

4. Järjestelmät ja ohjelmistot ovat aina ajan tasalla

Palkanlaskentaan erikoistuneet yritykset pitävät aina ohjelmistot ja järjestelmät ajan tasalla. He ovat tietoisia mahdollisista päivityksistä ja osaavat käyttää moderneja ja tehokkaita järjestelmiä. Näin ollen palkanlaskennasta ja siihen liittyvistä ohjelmistoista saadaan kaikki hyöty irti.

 

5. Ulkopuolinen katsoo prosessia eri näkökulmasta

Ulkopuolinen ja ammatikseen palkanlaskentaa tekevä henkilö tai yritys osaa katsoa prosessia uudesta näkökulmasta. Ulkopuolinen voi nähdä tiettyjä asioita eri tavalla ja pystyä jopa ehdottamaan parannuksia, jotka voivat tehostaa työntekoa tai säästää rahaa.

 

6. Yritys säästää aikaa ja virheet vähenevät

Tehokkaiden järjestelmien hyödyntäminen ja erikoistuneiden osaajien käyttäminen auttaa tehostamaan työtä ja vähentämään virheitä. Prosessien kehittäminen mahdollisimman suoraviivaiseksi ja optimaaliseksi auttaa säästämään aikaa ja rahaa.

 

Palkanlaskennan ulkoistamisen hinta

Suurimmalle osalle työnantajista palkanlaskennan ulkoistaminen on taloudellisesti tehokkain ja riskittömin tapa järjestää palkanmaksu ja -laskenta. Palkanlaskennan ulkoistamiseen liittyvät hinnat vaihtelevat ja siinä missä yksi toimija veloittaa tuntihinnalla, toisen kanssa voi olla mahdollista sopia kiinteästä kuukausilaskutuksesta. Ennen palkanlaskennan ulkoistamista yrittäjän kannattaakin vertailla palveluita ja kilpailuttaa tilitoimistot.

Kun tilitoimistoja ja palveluita vertaillaan, vertailussa painaa tietysti niin hinta kuin palvelun laatu ja nykyaikaiset toimintatavat. Koska yrittäjän pitää ottaa hinnoittelussa ja palvelun tarjoamisessa ja laadussa huomioon niin monia asioita, kilpailuttaminen ei välttämättä aina ole kovin suoraviivainen prosessi.

Monesti tilitoimistot veloittavat yritystä palkansaajien määrästä riippuen. Kun selvitetään todellista kustannusta palkanlaskennan ulkoistamiselle, yrittäjän tulee huomioida paitsi palkansaajien määrä, myös se, montako kertaa kuukaudessa palkat maksetaan. Myös kausityöntekijöiden (kuten kesätyöläisten) palkanmaksu lisää kustannuksia tiettyinä vuodenaikoina.

Tilitoimisto voi hinnoitella palvelunsa esimerkiksi per palkansaaja tai se voi antaa yrittäjälle kiinteän kuukausi- tai tuntihinnan. Yrittäjän kannattaa tiedustella myös mahdollisten lisäpalveluiden (tilastot, palkkatodistukset, KELA-hakemukset) hinnastosta ja selvittää niiden laskutusperusteet.

Yrittäjän kannattaa selvittää hinnoittelusta mm. seuraavat asiat:

  • Miten tilitoimisto veloittaa: veloittaako se per palkansaaja, per tunti vai onko saatavilla kiinteä kulu?
  • Lisäpalvelut ja niiden hinnat
  • Millaisia järjestelmiä tilitoimisto käyttää?
  • Millaiset raportit tilitoimisto voi toimittaa yrittäjälle kuun päätteeksi?

 

Onko palkanlaskennan ulkoistaminen hintansa arvoista?

Palkanlaskennan ulkoistaminen voi tuoda paljon selkeyttä koko palkanmaksu- ja -laskentaprosessiin, kun ammttilainen huolehtii tarkat maksut ajallaan työntekijöille. Ulkopuolinen palkanlaskija voi pitää helposti huolen lomapäivistä ja tarkkailla liukuvan työajan saldokertymää sekä huolehtia mahdollisista ylityömaksuista. 

Joskus työpaikalla saattaa olla käytössä vanhoja rutiineja, jotka eivät ole enää uusien lainsäädäntöjen mukaan sallittuja. Tämän seuraaminen voi olla yrityksen näkökulmasta hankalaa ja niistä voi olla jopa vaikea luopua, kun niistä on ehtinyt tulla rutiini. Näitä voivat olla esimerkiksi palkkaennakko tai muut erikoiskäytännöt.

Kun palkanlaskenta ulkoistetaan osaavalle ammattilaiselle, palkat lasketaan aina oikein ja maksetaan ajallaan, jonka lisäksi tilitoimisto huolehtii kaikista lakipykälistä. Tilitoimistolla on myös käytössään ajantasaiset järjestelmät ja ohjelmistot, joiden avulla ne voivat hoitaa prosessin tehokkaasti ja ilman viivytyksiä.

Huomionarvoista on myös se, että palkanmaksuun voi liittyä myös herkkiä tietoja, kuten ammattiyhdistysten jäsenmaksuja tai ulosottotilityksiä, jotka hoituvat usein myös varmemmin ja kätevämmin ulkoistetun palkanlaskennan avulla.

 

Suorat kustannushyödyt

Kun palkanlaskenta ulkoistetaan toiselle osapuolelle, yritys voi kokea suoria kustannushyötyjä. Kun ammattilainen hoitaa palkanlaskennan ja maksut, yrittäjä voi keskittyä päivittäiseen yritystoimintaan ja tuottavaan työhön. Ammattilainen tekee myös yleensä työn nopeammin ja tehokkaammin, joten yrittäjän ei tarvitse enää pitkän työpäivän jälkeen käydä läpi palkanmaksuun liittyviä asioita hiki hatussa.

Keskimääräisesti palkanlaskennan ulkoistamisessa palkkapussin hinnaksi kerääntyy noin 15 euroa palkansaajien määrästä riippuen.

Jos palkanlaskua ei ulkoisteta ammattilaiselle ja yritykselle läpsähtää tiedon puutteesta tai unohduksista johtuvia lisäkustannuksia, ne voivat hyvinkin ylittää summan, mitä olisi käytetty palkanlaskun ulkoistamiseen. Esimerkiksi myöhästyneestä tulorekisteri-ilmoituksesta lähetetään myöhästymiskulu. Kun ammattilainen hoitaa kaikki palkkojen laskemiseen ja maksamiseen liittyvät rutiinit, yritys säästyy mahdollisilta lisäkuluilta ja -maksuilta.

Tilitoimisto koostuu yleensä isommasta tiimistä, jolloin palkkojen laskeminen ja maksu ei ole yhden tai kahden ihmisen varassa. Lomat tai sairauspoissaolot eivät vaikuta palkkojen maksuun ja yrittäjä voi keskittyä pyörittämään omaa palveluaan.

Lyhyesti sanottuna palkanlaksennan ulkoistaminen on lähes aina hinnan arvoista. Se säästää usein yrityksen rahaa pitkässä juoksussa, mutta myös yrittäjän aikaa ja hermoja. Monissa tapauksissa yrittäjä voi päästä helpommalla ja halvemmalla ulkoistamalla palkanlaskennan ja laittamalla vastuun ammattilaisen harteille.

 

Mitä huomioida palkanlaskennan ulkoistamisessa?

Kun olet päättänyt ulkoistaa oman yrityksesi palkanlaskennan, ensimmäinen askel on tutustua tilitoimistojen käytäntöihin ja hintoihin ja selvittää, kulkevatko ne käsi kädessä oman yrityksen tarpeiden ja tavoitteiden kanssa. Tästä kannattaakin keskustella avoimesti tilitoimiston kanssa, sillä ulkoistusprosessi sujuu helpommin, kun käytännön asiat ja vastuut on selkeästi eroteltu ja dokumentoitu.

On olemassa muutamia oleellisia asioita, joihin yrittäjän tulisi kiinnittää huomiota palkanlaskennan ulkoistamisessa.

 

1. Kirjallinen sopimus

Yrittäjän kannattaa aina sopia kirjallisesti kaikista ulkoistettuun palkanlaskentaan liittyvistä palveluista ja niihin liittyvistä hinnoista. On hyvä sopia esimerkiksi siitä, hoituuko lomaseuranta tilitoimiston puolesta vai hoitaako yrittäjä sen itse. Yrittäjän tulisi myös dokumentoida, miten tiedot toimitetaan palkanlaskentaan, milloin lomarahat ja -palkat maksetaan ja kuka maksaa palkat ja muut tilitykset.

Myös vastuista on tärkeää sopia kirjallisesti ennen prosessin alkua. Esimerkiksi luomalla selkeän vastuunjakotaulukon yrittäjä ja tilitoimisto ovat molemmat perillä siitä, mitä kenenkin vastuulla on. Yrittäjän tulisi myös varmistaa, että tilitoimistolla on omat sisäiset toimintaohjeet. Myös aineiston toimitusaikataulusta ja mahdollisen myöhästymisen aiheuttamien ongelmatilanteiden ratkaisusta kannattaa sopia etukäteen.

 

2. Palkanlaskijan osaaminen ja resurssit

Monet yritykset haluavat hoitaa palkanlaskentaan liittyvät asiat suoraan yhden tai kahden henkilön kanssa ilman, että heidän täytyy keskustella asioista milloin kenenkin kanssa. Mahdollisuudesta yhteen nimettyyn palkanlaskijaan kannattaa keskustella, mutta on myös hyvä muistaa, että tilitoimiston tiimin tarjoama tuki tuo paljon lisäarvoa asiakkaalle. Näin yrittäjä voi luottaa siihen, että hommat toimivat myös lomien ja sairauspoissaolojen aikana.

Jos yritys on iso, tällöin tilitoimisto käyttää lähes poikkeuksetta isompaa palkanlaskentatiimiä, joka hoitaa yhdessä ajallaan kaikki palkat työntekijöiden tilille.

3. Sopiva teknologia

Yrittäjän kannattaa varmistaa vielä, että palkanlaskennassa käytetään modernia teknologiaa, kuten automaatioita ja ohjelmistoja. Hänen tulisi myös selvittää, miten tiedot toimitetaan tilitoimistolle: sähköinen ja integroitu tapa on aina paras ja tehokkain. Kun kaikkia tietoja ei tarvitse syöttää manuaalisesti, virheiden mahdollisuuden vähenevät. Jokaisella tilitoimistolla on käytössä omat ohjelmistot ja sovellukset ja yrittäjän pitäisi olla tyytyväinen järjestelmään, mitä tilitoimisto käyttää.

4. Käyttöönotto

Kannattaa myös kysyä, miten tilitoimisto hoitaa palvelun käyttöönoton. Tämä vaihe on tärkeää hoitaa huolellisesti ja siihen pitää varata tarpeeksi aikaa. Käyttöönottoprosessissa huolehditaan muun muassa siitä, että ohjelmat ja yhteydet toimivat sujuvasti. Käytöönottoon voi liittyä myös paljon erilaisia työvaiheita ja tilitoimistolla pitäisi olla laaja osaaminen teknologiaan ja käyttöönottoon liittyen

5. Palkanlaskennan ulkoistaminen sopii kaikille yrityksille

Palkanlaskennan ulkoistaminen sopii ihan kaiken kokoisille yrityksille, niin suurille yrityksille kuin pienille startupeille. Ei ole olemassa mitään sääntöä sille, kuinka suuri yrityksen pitäisi olla, ennen kuin palkanlaskenta voidaan ulkoistaa. Oli yrityksessä sitten töissä kaksi henkilöä tai kaksisataa henkilöä, palkanlaskenta voidaan ulkoistaa.

Jokaisella toimialalla on kuitenkin omat haasteensa, mitä henkilöstöön ja palkanlaskentaan tulee. Esimerkiksi terveydenhuollon sektori kamppailee eri asioiden kanssa kuin IT-ala. Tämä pätee myös yrityksen elinkaareen: esimerkiksi startup-yrityksen tarpeet ovat erilaiset kuin vakiintuneen pörssiyhtiön tarpeet. Tärkeää on vain löytää kumppani, joka pystyy palvelemaan oman yrityksen tarpeita.