Tuntuuko, että tilitoimiston vaihto on tulossa ajankohtaiseksi? Tyytymättömyys nykyiseen tilitoimistoon on yleensä merkki siitä, että on hyvä aika kartoittaa markkinatarjonta ja kilpailuttaa nykyinen tilitoimisto. Tässä artikkelissa käymme läpi milloin tilitoimiston vaihtoa kannattaa harkita. Annamme myös muutaman vinkin vaihtoprosessiin, jotta tilitoimiston vaihtaminen onnistuisi niin mutkattomasti kuin mahdollista.
Milloin harkita tilitoimiston vaihtoa?
Tilitoimiston vaihto saattaa tulla ajankohtaiseksi monesta eri syystä. Alla on lista yleisistä tilanteista, jolloin tilintoimiston vaihto saattaa tulla ajankohtaiseksi:
1. Työn laadussa on puutteita
Tilitoimiston vastuuna on pitää huoli siitä, että voit rauhallisin mielin keskittyä liiketoiminnan kehittämiseen.
Mikäli joudut huomauttamaan tilitoimistoa virheellisesti tehdystä kirjanpidosta tai puuttuvista palkanmaksuista on herätyskellojen syytä soida. Tilitoimisto on ihanteellisessa tilanteessa asiantunteva, luotettava ja tarkka yhteistyökumppani, jolloin työssä ei esiinny virheitä tai oleellisia viiveitä.
Mikäli tilitoimisto ei suorita työtänsä huolellisesti ja ajallaan, kannattaa asia ottaa puheeksi tilitoimiston kanssa viiveettä. Mikäli palaute ei johda parannukseen työn laadussa, saattaa olla aika löytää uusi tilitoimisto.
2. Kommunikaatio tilitoimiston kanssa on olematonta tai hankalaa
Sujuva kommunikaatio on mahdollisesti tärkein edellytys sujuvalle yhteistyölle.
Mikäli kommunikaatio on yksisuuntaista tai vaikeaa kannattaa asia ottaa puheeksi tilitoimiston kanssa. Sujuvaan kommunikaatioon kuuluu myös oletus tilitoimiston omatoimisuudesta; tilitoimiston tulisi olla sinuun yhteydessä viiveettä aina tilanteen vaatiessa, jotta asiat eivät jää seisomaan puutteellisen kommunikaation takia. Tilitoimiston tulisi ottaa itsenäisesti yhteyttä myös huomatessaan mahdollisia virheitä tai parannusehdotuksia vaikkapa toimitettujen tositteiden suhteen.
Yksittäinen kirjanpitäjä ei ole aina töissä, sillä kirjanpitäjillekin myönnetään lomaa. Näin ollen joskus voi käydä niin, että juuri sinun asiakkuudestasi vastaava kirjanpitäjä ei ole tavoitettavissa. Onkin tärkeää, että tilitoimistolla on järjestettynä sijainen, jotta yhteydenpito ei esimerkiksi kesäkaudella heikkene merkittävästi. Mikäli radiohiljaisuustta esiintyy, kannattaa harkita uuden tilitoimiston etsimistä.
3. Tilitoimiston tarjoamat palvelut ovat liian rajoittuneet
Liiketoiminnan kasvaessa saattaa myös uusien taloushallinnon palvelujen tarve lisääntyä. Tilitoimistojen tarjoamissa palveluissa on suuria eroja; tietyt tilitoimistot rajoittuvat juoksevan kirjanpitoon ja palkanlaskentaan kun taas toiset tilitoimistot tarjoavat laajamittaisia palveluita esim. konsultoinnin ja Controller/CFO-palveluiden muodossa. Tilitoimisto kannattaa siis valita niin nykyisten kuin mahdollisten tulevaisuuden tarpeiden mukaisesti.
Myös teknologian kehityksessä mukana pysyminen on olennaista. Mikäli kirjanpitotoimisto yhä edelleen pyörii paperien tai muinaisten ohjemistojen pohjalta, eikä uusimpia, moderneja kirjanpito-ohjelmia käytetä, tuhlautuu niin kirjanpitäjän kuin yrittäjänkin kallista aikaa. Näin ollen tilitoimisto, joka ei pysy kehityksessä perässä saattaa joutua väistymään edistyneemmän kollegan tieltä.
4. Hinta tuntuu kohtuuttomalta
Vaikka hinnan tulisi olla vain yksi useasta tekijästä tilitoimiston valinnassa, on kustannukset syytä pitää kohtuullisena omaan liiketoimintaan nähden. Mikäli koet, että maksat kohtuutonta hintaa tilitoimistopalveluista voi olla syytä vertailla hintoja muilla tilitoimistoilla.
Voi olla, että sopimus tilitoimiston kanssa on tehty liiketoiminnan alussa, tai tilanteessa, jossa tositteiden eli vaikkapa osto- ja myyntilaskujen määrä on ollut vähäinen. Onkin saatettu sopia, että laskutus hoidetaan tositeperusteisena. Liiketoiminnan kasvaessa tämä ei kuitenkaan välttämättä ole se kaikkein paras laskutusmalli ja näin ollen vaihtaminen kiinteähintaiseen sopimukseen saattaa tulla ajankohtaiseksi. Tilitoimiston kilpailuttamisessa kannattaakin ottaa huomioon, onko kyseessä tositepohjainen vai kiinteä hinta.
3 vinkkiä tilitoimiston vaihtoon
Tilitoimiston vaihto ei ole missään nimeää helppoa, emmekä halua, että kukaan päätyisi valitsemaan väärin tai huonoin perustein. Niinpä olemme keränneet teille kolme vinkkiä tilitoimiston vaihtoon:
1. Vertaile tarkasti vaihtoehtoja ennen uuden tilitoimiston valintaa
Ennen vanhan tilitoimiston irtisanomista on suositeltavaa, että uusi tilitoimisto on löydetty. Uuden tilitoimiston valinnassa kannattaa peilata kokemuksia vanhan tilitoimiston kanssa, mitkä asiat toimivat puutteellisesti ja kuinka hyvin uusi tilitoimisto suoriutuu kyseisellä alueella. Liian äkillisiä päätöksiä kannattaa välttää, vaikka olisi kiire vaihtaa parempaan, sillä nopeat päätökset saattavat usein kostautua uuden vaihdoksen muodossa. Vertaile tarkasti vaihtoehtoja ja opi tuntemaan tilitoimisto kunnolla ennen lopullisen valinnan tekemistä.
Tilitoimistoja ja kirjanpitäjiä on markkinoilla paljon, ja useammat toimijat myös markkinoivat palvelujaan aggressiivisesti. Onko tilitoimisto auktorisoitu? Onko kirjanpitäjä opiskellut ja pitänyt osaamistaan yllä? Nämä ja monet muut seikat, kuten esimerkiksi yrittäjän ja kirjanpitäjän välinen suhde vaikuttavat päätöksentekoon. Hyvä kirjanpitäjä lisää parhaimmillaan yrityksen arvoa ja nostaa sen kilpailukykyä. Näin ollen valintaan tulee käyttää aikaa ja vakaata harkintaa.
2. Selvitä asiat nykyisen tilitoimiston päädyssä
On tärkeää, että annat nykyiselle tilitoimistolle suoraa palautetta ja mahdollisuuden korjata mahdolliset puutteet yhteistyössä. Mikäli olet päättänyt vaihtaa tilitoimistoa, on asiasta hyvä ilmoittaa asiallisesti ja perustellusti vanhalle tilitoimistolle. Tilitoimistoa vaihtaessa joudutaan yleensä siirtämään kirjanpidon materiaalia vanhalta tilitoimistolta uudelle tilitoimistolle, joten selkeä kommunikaatio asiasta vanhalle tilitoimistolle mahdollistaa sujuvan vaihdoksen. Tilitoimistojen kanssa pitää sopia muun muassa vastuualueet vaihdoksessa ja milloin uusi tilitoimisto aloittaa tehtävänsä. Mieti myös siirtymisen ajoitusta, esim. mihin aikaan tilikaudesta vaihdos tehdään ja kuinka pitkä irtisanomisaika nykyisen tilitoimiston kanssa on.
Yrityksen tilikausi on tavallisesti 12 kuukautta ja mikäli muuta ei ole sovittu, päättyy tilikausi vuoden vaihteeseen. Näin ollen kesken tilikautta ei kannata tilitoimistoa välttämättä vaihtaa, sillä silloin tulee ajankohtaiseksi jo suljettujen ja raportoitujen kuukausien kirjanpidon siirtäminen uudelle yritykselle. Muutenkin on yrittäjän etu, että kirjanpito tehdään samalla logiikalla ja samassa ympäristössä tilikauden loppuun. Tämän jälkeen vanha tilitoimisto voi hoitaa vuosi-ilmoituksen kunnolla samalla kun uusi tilitoimisto opettelee tuntemaan yritystä ja sen toimintaa. Kuten jo mainittua, avoin kommunikaatio on kaiken ydin.
3. Tee odotuksesi uutta tilitoimistoa kohtaan selväksi jo alkumetreillä
Yleensä tilitoimiston vaihtaminen tulee ajankohtaiseksi, mikäli odotukset tilitoimiston tuottamasta palvelusta eivät täsmää todellisuuden kanssa. Tämä saattaa usein johtua liian äkillisestä valinnasta, tai puutteellisesta kommunikaatiosta ennen sopimuksen tekemistä. On tärkeää, että kerrot odotuksesi tilitoimiston tuottamista palveluista tarkasti alusta lähtien. Mikäli edellinen tilitoimisto suoriutui puutteellisesti tietyllä osa-alueella, kannattaa asia tuoda esille tärkeänä edellytyksenä yhteistyön toimivuuden kannalta. Valintaprosessiin käytetty aika maksaa itsensä usein takaisin sujuvan yhteistyön muodossa, jolloin voit keskittyä oleelliseen – liiketoimintasi kehittämiseen.
Ihannetilanteessa kirjanpitäjä tuntee toimialan ja siihen liittyvät erikoisuudet. Näin ei kuitenkaan välttämättä ole. Onkin tärkeää, että kirjanpitäjä on valmis oppimaan ja kehittymään. Tämä ei kuitenkaan riitä, mikäli yrittäjä tai yrityksen edustaja ei perehdytä kirjanpitäjää tarvittavasti. Ostolaskujen ja myyntilaskujen tarkastus ja etenkin palkanlaskenta ovat asioita, joiden virheellisyys saattaa aiheuttaa suuriakin konflikteja kirjanpitäjän ja yrityksen välisessä kommunikaatiossa. Yleensä varsinkin alussa kysymyksiä riittää ja virheitä sattuu ja kirjanpitäjän kanssa tuleekin pyrkiä luomaan saumatonta yhteistyötä, sillä se kantaa yrityksen vielä pitkälle.