Yhdistyksiä koskee kirjanpitovelvollisuus ja näin ollen järjestelmällinen kirjanpito on pakollista. Talouden hoitaminen riittävällä huolellisuudella ja lakisääteiset velvollisuudet täyttäen on yksi yhdistyksen toiminnan jatkumisen edellytyksistä. Mallikkaasti hoidettu kirjanpito auttaa yhdistystä toimimaan taloudellisesti kaikkein järkevimmällä tavalla ja käyttämään varojaan fiksusti. Yhdistyksen kirjanpidon ulkoistaminen on usein järkevää, mutta oikean tilitoimiston löytämiseen kannattaa panostaa.
Tässä artikkelissa käymme läpi:
- Mistä löytää hyvä kirjanpito-ohjelma yhdistykselle (maksullinen tai ilmainen ohjelma)?
- Miten valita tilitoimisto yhdistykselle?
- Meidän 5 vinkkiä yhdistyksen kirjanpitoon
Mistä löytää hyvä kirjanpito-ohjelma yhdistykselle?
Kirjanpito-ohjelman valitseminen on yksi tärkeimmistä asioista yhdistyksen taloushallintaa suunnitellessa. Oikealla ohjelmalla kirjanpidon tekeminen on helppoa ja luonnistuu kätevästi muun toiminnan ohessa.
Yhdistyksen kirjanpito-ohjelmaa valitessa kannattaa valita ohjelma, joka:
- On suunniteltu yhdistyskäyttöön eli esimerkiksi näyttää vain yhdistyksen tarvitsemat tilit
- Sisältää mahdollisuuden automaattilaskutukseen eri jäsenryhmille
- Sisältää jäsenrekisterin
- Mahdollistaa kirjanpitokirjojen sähköisen säilytyksen seuraavat 10 vuotta
- Mahdollistaa palkanmaksun ja korvausten maksun
- Muodostaa raportit verottajalle
- Sisältää raportointityökaluja ja muun muassa budjetointityökalun
- On hinta-laatusuhteeltaan hyvä juuri kyseiselle yhdistykselle
- On käytössä myös tilitoimistolla, jotta ohjelmistot pystyvät keskustelemaan keskenään
Yksi yhdistystoimintaan sopiva ohjelma on Visman Netvisor.
Netvisorin avulla kirjanpidon saa automatisoitua erittäin pitkälle:
Yhdistykselle suunniteltu ohjelma vähentää manuaalista työtä vaikkapa Excel-kirjanpitoon verrattuna ja auttaa kirjanpitäjää välttämään turhia virheitä. Ohjelmiston avulla hoituu niin jäsenrekisterin ylläpito, kuin palkanmaksu ja laskutuskin. Myös kirjanpitomateriaalin, kuten kirjanpitokirjat saa kätevästi säilytettyä Visman pilvipalvelussa kirjanpitolain vaatiman 10 vuoden ajan. Netvisor on moderni ohjelmisto, jota päivitetään jatkuvasti niin, että se on helppokäyttöinen ja turvallinen käyttäjilleen. Netvisor toimii tietokoneen selaimella, sekä mobiililaitteilla, joten kirjanpitoa voi tehdä missä vain ja milloin vain.
Toinen suosittu kirjanpito-ohjelma joka taipuu myös yhdistyksen käyttöön on Finagon Procountor.
Suurin osa tilitoimistoista tukee niin Netvisorin kuin Procountorin käyttöä.
Netvisor ja Procountor ovat molemmat maksullisa ohjelmia ja joissain tilanteissa yhdistyksen toiminta voi olla hyvin pienimuotoista jolloin kirjanpito ehkä halutaan hoitaa itse (ja mieluiten ilmaisella ohjelmalla).
Ilmaisia kirjanpito-ohjelmia yhdistykselle?
Suosittuja ilmaisisohjelmia yhdistyksen kirjanpidon hoitamiseen ovat muun muassa Suomalaiset ohjelmat Tappio ja Tilitin. Molemmat ovat hyvin karuja ja vanhanaikaisia ulkonäöltään, mutta niillä pärjää pitkälle varsinkin mikäli toiminta on pienimuotoista ja osaamista löytyy yhdistyksen sisältä.
Hyviä vinkkejä molempien ohjelmistojen käyttöön löytyy muun muassa kirjanpitofoorumilta.
Pelkkä ohjelmisto ei kuitenkaan pelasta yhdistystä, mikäli kirjanpitoa varten ei ole valittu vastuuhenkilöä. Mikäli yhdistyksen sisältä ei sellaista löydy, on ulkoistaminen usein järkevin valinta.
Miten valita hyvä tilitoimisto yhdistykselle?
Mikäli yhdistys haluaa säästää omia resursseja ulkoistamalla kirjanpidon, tulee tilitoimiston valinta ajankohtaiseksi. Tilitoimiston valinnassa tärkeitä huomioitavia asioita ovat muun muassa seuraavat:
- Tilitoimiston käyttämä ohjelmisto. Soveltuuko käytettäväksi yhdistyksen ohjelmiston kanssa?
- Tilitoimistolta vaadittavat palvelut ja työnjako. Mitä yhdistys odottaa tilitoimistolta ja kuka hoitaa mitäkin?
- Tilitoimiston tarjoamat sähköiset palvelut. Onnistuuko kuittien lähetys sähköisesti? Entä arkistointi pilvipalveluun?
- Kirjanpidon hinta. Muodostuuko hinta kiinteästä kuukausihinnasta vai onko hinta tositepohjainen? Maksaako tilinpäätös erikseen?
- Kokemus yhdistyksistä. Onko tilitoimisto hoitanut aiemmin yhdistysasiakkaita? Jokaiseen alaan ja yritysmuotoon liittyy omat vaatimuksensa ja niiden tunteminen auttaa kirjanpidossa.
- Muiden kokemukset. Onko tilitoimisto ja sen mahdollinen yhteyshenkilö saanut muilta hyvää vai huonoa palautetta?
- Yhteydenpito ja yhteinen sävel. Miten kirjanpitäjään saa yhteyden? Kuinka nopeasti hän vastaa? Mitä jos kirjanpitäjä on lomalla? Tuntuuko siltä, että sinä ja muut yhdistyksen avainhenkilöt ovat samalla aaltopituudella valittavan kirjanpitäjän kanssa?
Tilitoimiston valinta ei ole helppo päätös, sillä parhaimmillaan kirjanpitäjä auttaa tekemään hyviä taloudellisia ratkaisuja vaikkapa uuden investoinnin tullessa ajankohtaiseksi. Pahimmillaan kirjanpitäjä hoitaa asiansa huonosti ja yhdistyksen hallitus joutuu ongelmiin. Valitse siis luotettava tilitoimisto ja unohda halvin hinta, sillä kirjanpidossa tulee katsoa ennen kaikkea kokonaisuutta ja hinta-laatusuhdetta. Kirjanpitäjän valintaan kannattaa käyttää aikaa, sillä hyvin tehty päätös kantaa pitkälle.
5 vinkkiä yhdistyksen kirjanpitoon
Yhdistyksen kirjanpidon tulee olla kaksinkertaista eli jokaisella tapahtumalla tulee olla vaikutus yhden tilin debet-puolelle ja yhden tilin kredit-puolelle. Tilinpäätös on suoriteperusteista ja tilikauden pituus on pääsääntöisesti 12 kuukautta. Yhdistyksen kirjanpito ei ole varsinaisesti monimutkaista, mutta vaatii huolellisuutta ja ymmärrystä kirjanpidosta.
Tässä viisi vinkkiä yhdistyksen kirjanpitoon:
1. Ulkoista mikäli riittävää ammattitaitoa ei löydy yhdistyksen sisältä
Kirjanpito on tärkeää ja auttaa parhaimmillaan johtamaan yhdistystänne oikeaan suuntaan. Kirjanpito vie kuitenkin aikaa ja resursseja varsinaiselta yhdistystoiminnalta, joten kirjanpidon ulkoistaminen alan ammattilaiselle on hyvä idea, varsinkin jos osaamisesta tai ajasta on puutetta.
2. Tarkasta ja valvo
Yhdistystoiminta perustuu usein vapaaehtoisuuteen ja sillä tuetaan vaikkapa jonkun urheilulajin, harrastuksen tai yhteisen kiinnostuksen kohteen olemassaoloa ja siihen liittyvää toimintaa. Kirjanpitoa ei kuitenkaan voi ottaa harrastuksena tai tehdä yhtään huolettomammin kuin voittoa tuottavan yrityksen kohdalla. Yhdistyksen hallituksen tulee tarkastaa ja valvoa, että kaikki menee lain kirjaimen mukaan, että tositteet ja kulut on oikein kirjattu ja säilytetty, ja että kirjanpitäjä on samalla aaltopituudella.
3. Säilytä tositteet
Hallituksen tulee pitää huolta, että jokainen yhdistyksen jäsen toimittaa tarvittavat kuluraportit ja niihin liittyvät tositteet yhteiseen arkistoon, josta ne lähtevät kirjanpitäjälle. Tositteet tulee pitää tallessa peräti 10 vuotta. Näin ollen hallituksen tulee pitää huoli, että kirjanpitolain mukainen säilytysaika toteutuu. Esimerkiksi eTaskulla tai Visma Scanner–sovelluksella kaikki kuitit saa skannattua kirjanpito-ohjelmistoon kätevästi puhelimella.
4. Vastuun jako ja välittömät kirjaukset
Yhdistyksessä tulisi olla vastuuhenkilö, joka pitää huolen siitä, että kirjanpito pidetään ajan tasalla. On helppoa unohtaa kuittipino kaapin perälle ja ajatella, että tärkeintä on hoitaa materiaali kirjanpitoon ennen tilikauden loppua. Olisi kuitenkin hyvä kirjata mahdolliset käteismenot ja –tulot heti kassakirjaan ja muut tositteet tileille vähintään kerran kuussa.
5. Vältä käteistä
Ehkä helpommin sanottu kuin tehty, mutta pyri siihen, että kaikki rahaliikenne hoituisi pankkitilien kautta. Tämä helpottaa kirjanpitoa äärettömän paljon varsinkin yhdistyksissä, joissa jäsenmaksuja veloitetaan paljon ja jokaisesta maksusta tulee olla tosite.