Hoiva-ala on yksi yhteiskuntamme tärkeimmistä ja samalla haastavimmista toimialoista. Yritysten arki pyörii ihmisten hyvinvoinnin ja turvallisuuden ympärillä, mutta taustalla vaaditaan myös tarkkaa taloushallintoa, jotta toiminta on kestävää, vastuullista ja jotta lakisääteiset velvollisuudet täyttyvät. Tilitoimiston valinta on hoiva-alan yritykselle enemmän kuin pelkkä käytännön päätös: se on strateginen kumppanuus, joka vaikuttaa arjen sujuvuuteen, henkilöstön tyytyväisyyteen ja tukee liiketoiminnan kasvua.
Tässä artikkelissa käymme läpi mitä kannattaa huomioida kun olet ulkoistamassa taloushallintoa hoiva-alan yrityksenä.
Hoiva-alan erityispiirteet taloushallinnossa
Taloushallinnon erityispiirteet hoiva-alalla liittyvät ennen kaikkea henkilöstöön, raportointiin ja viranomaisvaatimuksiin.
Palkkahallinto, työehtosopimukset & HR
Henkilöstö on hoiva-alan suurin resurssi, mutta myös suurin kuluerä. Täten palkkahallinnon täsmällisyys ja joustavuus on välttämätöntä. Alan työehtosopimukset sisältävät usein lisien ja erilaisten työaikamallien erityispiirteitä. Esim. vuorotyö, sijaisuudet, lomat ja poissaolot tuovat omat haasteensa, joihin tilitoimistolla täytyy olla riittävät resurssit. Virheet palkoissa, sopimuksissa tai henkilöstöhallinnossa vaikuttavat suoraan työntekijöiden luottamukseen ja tyytyväisyyteen. Valitse näin ollen tilitoimisto, joka pystyy vastaamaan henkilöstö-intensiivisen alan tarpeisiin.
Alakohtaiset lakisääteiset vaatimukset ja raportointi
Hoiva-alalla toimitaan usein viranomaisten valvonnassa, ja esimerkiksi tukien tai avustusten saaminen edellyttää raportointia. Tilitoimiston tulisi tuntea nämä vaatimukset, jotta raportointi onnistuu luotettavasti ja ajallaan.
Kannattavuuden seuranta
Monella hoivayrityksellä on useita toimipisteitä ja liiketoiminnan osa-alueita, joiden kannattavuuden seuraaminen on strategisen päätöksenteon kannalta välttämätöntä. Valitse kumppani, joka pystyy tuottamaan hyödyllisiä raportteja liiketoiminnan kannattavuuden liittyen.
Julkiset hankinnat ja kilpailutukset
Monet hoiva-alan palvelut ostetaan kilpailutusten kautta, jolloin tilitoimiston on hyvä osata tukea kustannusrakenteen ja raporttien laatimisessa myös tarjouskilpailuja varten.
Teknologian ja integraatioiden merkitys
Työaikaseuranta, henkilöstöhallinnon ohjelmistot ja sähköinen kirjanpito ovat keskiössä hoiva-alan taloushallinnossa. Hyvä tilitoimisto tarjoaa useita integraatioita ja automatisointimahdollisuuksia, sekä osaa neuvoa yritystä ohjelmistojen hyödyntämisessä.
Mitä kysyä tilitoimistolta?
Tilitoimiston kartoitusvaiheessa on hyvä esittää tilitoimistolle kysymyksiä, jotka paljastavat tilitoimiston soveltuvuuden hoiva-alan yritykselle, esim:
Onko tilitoimistolla kokemusta hoiva-alan yrityksistä?
Aikaisempi kokemus alasta on yleensä hyvä lähtökohta sujuvaan yhteistyöhön. Pyydä konkreettisia referenssejä esim. hoivakodeista, kotihoidosta tai terapiapalveluista.
Kuinka tilitoimisto hallitsee alan henkilöstöhallinnon erityispiirteet?
Varmista, että esim. palkkahallinto hoituu ammattitaidolla ja virheettömästi ja että tilitoimisto voi tarvittaessa tukea esim. työehtosopimuksiin liittyvissä asioissa.
Millaista raportointia tilitoimisto tarjoaa?
Tarvitsetko esim. toimipistekohtaisia tuloslaskelmia tai ennusteita? Hyvä tilitoimisto osaa räätälöidä raportoinnin tukemaan yrityksen päätöksentekoa mahdollisimman hyvin.
Millaisia ohjelmistoja ja integraatioita tilitoimisto tukee?
Selvitä tilitoimiston integraatiomahdollisuudet esim. työvuorosuunnitteluun, työajanseurantaan. Hyvä ymmärrys integraatioista ja hoiva-alan yrityksen ohjelmistotarpeista petaa hyvät edellytykset tilitoimiston ja yrityksen väliselle yhteistyölle.
Mikä tilitoimiston hinnoittelumalli on?
Hyvä hinnoittelumalli on selkeä eikä sisällä toimialan tai liiketoiminnan myötä syntyviä yllättäviä kustannuseriä.
Miten tilitoimisto varmistaa palvelun jatkuvuuden?
Selvitä myös tilitoimiston käytännöt sijaisuusjärjestelyistä ja siitä, miten toimisto hoitaa kiireelliset tilanteet.
Käytännön ohjeet valintaan
Jotta tilitoimiston valinta onnistuu mahdollisimman hyvin, kannattaa asiaa lähestyä suunnitelmallisesti.
1. Listaa yrityksesi tarpeet
Kuinka monta työntekijää yrityksessänne on ja millaisilla sopimuksilla, kuinka monta toimipistettä ja mitä erityistarpeita yrityksellä on esim. raportoinnin suhteen (esim. mahdollisia tukia tai tarjouskilpailuja varten)?
2. Kartoita useita vaihtoehtoja
Pyydä tarjoukset potentiaalisilta tilitoimistolta ja vertaa niitä keskenään. Voit vertailla tilitoimistoja hoiva-alan yritykselle ilmaiseksi kauttamme.
3. Pyydä referenssit
Älä tyydy pelkkiin lupauksiin, vaan pyydä esimerkkejä muista vastaavista asiakkuuksista ja kuinka heidän kohdalla on toimittu.
4. Testaa halutessasi reagointikyky
Lähetä kysymys ja seuraa, kuinka nopeasti ja selkeästi toimisto vastaa. Tämä ei välttämättä vastaa asiakkaan saamaa vastausnopeutta, mutta voi antaa hieman osviittaa tilitoimiston prosessien tehokkuudesta.
5. Tarkista sopimuksen sisältö
Varmista, että kaikki olennaiset palvelut sisältyvät sopimukseen ja että hinnoittelu on läpinäkyvää.
Näillä vinkeillä toivotamme onnea tilitoimiston valintaan, muista hyödyntää ilmaista kilpailutusta saadaksesi tarjoukset nopeasti sopivilta tilitoimistoilta.