Vinkit Kirjanpito-Ohjelman Vaihtoon
Kirjanpito-ohjelman vaihto saattaa tuntua suurelta urakalta, johon ei lähdetä mikäli ei ole pakko. Tehokas ja yrityksen tarpeisiin suunniteltu kirjanpito-ohjelma voi kuitenkin säästää niin kustannuksissa kuin työmäärässä ja näin ollen kirjanpito-ohjelman vaihtoa ei kannata pelätä liikaa. Markkinoilla on suuri määrä ohjelmistoja, jotka muuttuvat jatkuvasti ja joiden toimivuus ja hinta-laatusuhde vaihtelee. Tässä artikkelissa käymme läpi käytännön askeleet ja vinkit, mitä kirjanpito-ohjelman vaihtoon tulee.
3 vinkkiä heti alkuun:
1. Konsultoi tilitoimistoa tai kirjanpitäjää kirjanpito-ohjelmistoon liittyen. Mikäli omalla kirjanpitäjälläsi ei ole laajaa kokemusta eri ohjelmistoista voi olla hyvä hetki kilpailuttaa tilitoimistot.
2. Ajoita aikataulu ja vaihto niin, että se ei osu kiireisimpään aikaan. Kirjanpito-ohjelma voidaan vaihtaa myös kesken tilikauden, joten prosessi kannattaa laittaa aluilleen heti kun tyytymättömyyttä nykyiseen ohjelmistoon esiintyy. Ajoitus kannattaa kuitenkin tehdä niin, että se ei osu liiketoimintasi kannalta kiireisimpään aikaan (esim. sesonkiaikaan).
3. Arvioi ja mieti samalla taloushallinnon nykytilaa jotta mahdollisiin ongelmakohtiin voidaan puuttua. Vaihdon yhteydessä on oiva hetki arvioida myös muita taloushallinnon prosesseja ja esim. yhteistyön toimivuutta nykyisen tilitoimiston kanssa.
1. Tarpeiden arviointi & uuden ohjelman kartoitus
Ennen vaihtoa, arvioi tarkasti yrityksesi tarpeet ja uuden ohjelmiston tarjoamat ominaisuudet.
Pohdi esim. seuraavia kysymyksiä:
1. Mitä toimintoja uusi ohjelma tarjoaa verrattuna nykyiseen?
2. Onko käyttöliittymä miellyttävä?
3. Tukevatko uudet ominaisuudet yrityksesi kasvua ja kehitystä?
4. Miten ohjelmisto integroidaan esim. palkanlaskenta-, asiakkuudenhallinta- (CRM) ja varastonhallintajärjestelmien kanssa?
5. Millainen hinnoittelu ohjelmistossa on (hinnoittelumallit vaihtelevat mm. liikevaihdon, tositemäärän ja käyttäjämäärän mukaan)
Mikäli uutta ohjelmistoa ei vielä ole valittu, voi olla järkevää konsultoida tilitoimistoa tai kirjanpitäjää ohjelmistoihin liittyen. Tilitoimistoilla on usein kokemusta useasta eri ohjelmistosta ja osaavat kertoa eri ohjelmistojen sopivuudesta ja ominaisuuksista. Voit myös pyytää esittelyä eri ohjelmistoista, jolloin saat itse paremman käsityksen siitä, miten eri ohjelmistojen käyttöjärjestelmät toimivat käytännössä.
Kirjanpito-ohjelmiston vaihto on yleensä hyvä hetki harkita myös muita taloushallinnon prosesseja, niiden toimivuutta sekä tilitoimiston kilpailutusta. Voit hyödyntää ilmaista ja riskitöntä tilitoimistokilpailutusta, jolloin saat tarjouksen usealta sopivalta tilitoimistoehdokkaalta.
2. Tietojen siirto
Tietojen siirto on kirjanpito-ohjelman vaihdon tärkeimpiä vaiheita. Yleensä siirto tapahtuu vanhan ja uuden kirjanpitäjän (tilitoimiston) toimesta, eikä siirto edellytä yritykseltä suurempia toimenpiteitä. Näin ollen monet yrittäjät saattavat ottaa passiivisen roolin itse siirtoon liittyen. Yrityksen yhteyshenkilönä on kuitenkin hyvä olla perillä kuinka kirjanpitoaineiston siirto tapahtuu käytännössä, millä aikataululla ja mitä toimenpiteitä hyödyntämällä.
Varmista yhdessä vanhan ja uuden kirjanpitäjän kanssa seuraavat asiat, jotta siirto sujuu mahdollisimman sujuvasti:
1. Aineiston ajantasaisuus ja varmuuskopiointi: Ennen siirtoa on tärkeä varmistaa, että kaikki kirjanpitoaineisto on ajan tasalla sekä varmuuskopioitu ja näin ollen turvassa. Tämä on tärkeä toimenpide tietojen säilyttämiseksi mahdollisten siirtoon liittyvien ongelmien varalta.
2. Siirtotyökalut ja -prosessit: Kartoita yhdessä kirjanpitäjien kanssa, miten siirto tehdään käytännössä. Useat ohjelmistot tarjoavat työkaluja, joiden avulla kirjanpitoaineisto voidaan viedä vanhasta ohjelmasta uuteen ohjelmaan esim. csv-tiedostoina.
3. Tietojen eheys: Varmista, että kaikki tiedot ovat oikein ja ajan tasalla siirron jälkeen. Tämä sisältää asiakastiedot, laskutustiedot, tilitapahtumat ja muut olennaiset tiedot.
Niin nykyisellä kuin uudella kirjanpitäjälläsi on korkealla todennäköisyydellä osaamista tai kokemusta kirjanpidon siirrosta ohjelmien välillä. Näin ollen siirto tapahtuu yleensä varsin ongelmitta ja ripeästi, mutta yrityksen edustajana sinun on hyvä tietää prosessista ja sen kulusta mahdollisimman paljon, jotta voit avustaa ja nopeuttaa siirtymää.
3. Kirjanpito-ohjelman vaihdon ajoitus (käyttöönotto) ja koulutus
Onnistunut käyttöönotto vaatii suunnittelua ja yleensä myös jonkin verran koulutusta uuteen ohjelmaan. Seuraavia asioita on hyvä miettiä vaihtoprosessiin liittyen:
1. Vaihdon ajoitus ja aikataulutus: Suunnittele siirtyminen uuteen ohjelmistoon vaiheittain ja valitse ajankohta, joka häiritsee mahdollisimman vähän päivittäistä liiketoimintaa. Vaihto voidaan suorittaa kesken tilikauden, vaikka teoriassa ihanteellinen ajankohta usein saattaa olla kun kuluva tilikausi loppuu ja uusi alkaa. Muista varata riittävästi aikaa niin uuden ohjelmiston kartoitukseen, siirtymään sekä koulutukseen. Suunnittelu ja kartoitus on siis hyvä aloittaa hyvissä ajoin. Mikäli olet epävarma ajoituksesta tai aikataulutuksesta on hyvä konsultoida omaa kirjanpitäjää asiaan liittyen. Suosittelemme myös tutustumaan meidän aikaisempaan artikkeliin “paras kirjanpito-ohjelma?”.
2. Koulutus: Muista varata aikaa koulutusta varten kaikille ohjelmaa käyttäville työntekijöille. Hyödynnä ohjelmistotoimittajan tarjoamia koulutusresursseja ja tilitoimiston (kirjanpitäjän) osaamista ja tukea.
3. Kehitys uusien ominaisuuksien ja integraatioiden avulla: Kun uuden ohjelmiston perusominaisuudet alkavat olla tuttuja voit miettiä mm. yhdessä tilitoimistosi kanssa kuinka integraatioita tai ominaisuuksia hyödyntämällä voidaan tehostaa nykyistä taloushallintoa esim. automaatiolla.
Yhteenvetona voidaan todeta, että vaikka kirjanpito-ohjelman vaihto saattaa tuntua tuskalliselta, on kyseessä suhteellisen yksinkertainen toimenpide. Kirjanpitäjäsi hoitaa yleensä pitkälti prosessin maaliin, jolloin sinun tehtäväsi yrityksen edustajana on varmistaa aikataulussa pysyminen sekä riittävä koulutus uuteen ohjelmistoon. Kirjanpito-ohjelman vaihto kannattaa tehdä mikäli nykyinen ohjelmisto ei toimivuudelta tai hinnoittelultaan vastaa yrityksen tarpeita tai odotuksia. Kirjanpito-ohjelman vaihtamisen yhteydessä on hyvä kartoittaa myös muut taloushallinnon prosessit ja kilpailuttaa tilitoimistot.