Kahdenkertainen Kirjanpito Excelissä: Onnistuuko Se?
Kannattaako se ja mitä muita ilmaisia vaihtoehtoja on olemassa?
Oletko harkinnut kirjanpidon hoitamista Excelissä? Et ole yksin, sillä se on varsin yleinen tapa pitää kirjaa yrityksen kuluista varsinkin toiminimi-yrittäjien keskuudessa. Mutta Soveltuuko Excel kirjanpito myös osakeyhtiöille ja muille yhtiömuodoille, jossa vaaditaan kaksinkertaista kirjanpitoa? Tähän tuomme selkoa tässä artikkelissa.
Tässä artikkelissa vastaamme seuraaviin kysymyksiin:
- Onko kahdenkertainen kirjanpito Excelissä suositeltavaa?
- Mitä ilmaisia vaihtoehtoja on olemassa kahdenkertaiseen kirjanpitoon?
- Milloin kirjanpito kannattaa suosiolla ulkoistaa tilitoimistolle?
Kahdenkertainen kirjanpito Excelissä?
Yhdenkertaisen kirjanpidon pitäminen Excelissä esim. toiminimiyrittäjien keskuudessa on melko yleistä.
Nopealla googeltuksella löytyy runsaasti ohjeita ja pohjia.
Mutta miten toimia esim. kun toiminimen muutos oy:ksi tulee ajankohtaiseksi ja kirjanpito tulisi hoitaa kahdenkertaisena?
Kahdenkertaiseen kirjanpitoon liittyvää tietoa tai pohjia löytyy huomattavasti huonommin joka saattaa herättää kysymyksen mikäli se ylipäätään on sallittava tai suositeltava tapa pitää kirjaa yhtiön kuluista.
Vaikka kahdenkertainen kirjanpitoa on täysin mahdollista pitää Excelissä, se ei tarkoita että se olisi suositeltavaa.
Emme suosittele Exceliä kahdenkertaiseen kirjanpitoon yksinkertaisesta syystä; vaikka ohjelma taipuisi tehtävään, sitä ei ole suunniteltu kirjanpidon pitämiseen (yhdenkertainen kirjanpito on ”yksinkertaisuuden” takia poikkeus).
Excelissä joudut tuomaan tilikartat manuaalisesti ja kirjanpidon ylläpito Excelissä ei ole optimaalista, vaan lähinnä työlästä ja kömpelöä.
Toimivan, vaatimusten täyttävän Excel-tiedoston rakentamiseen uppoaa helposti runsaasti aikaa, eikä lopputulos välttämättä yllä samalle tasolle, kuin mitä muut ilmaiset ratkaisut tarjoavat.
Suosittelemme näin ollen valitsemaan ohjelman, joka on luotu yksiselitteisesti kirjanpidon ylläpitämiseen.
Mitä suosittelemme Excelin sijaan kahdenkertaisen kirjanpitoon?
Mikäli haluat hoitaa kirjanpidon itse ja ilmaiseksi on muutama vaihtoehto mistä valita.
Ilmaisia, Suomalaisia kirjanpito-ohjelmia, jotka ovat suosittuja muiden yrittäjien keskuudessa ovat muun muassa:
Kyseiset ohjelmat ovat karusta käyttökokemuksestaan huolimatta toimivia ja selkeitä, joiden avulla kahdenkertainen kirjanpito hoituu niin kuin pitää.
Kyseisten ohjelmien (etenkin suosituimman Tilittimen) käyttöön löytyy runsaasti ohjeita ja vinkkejä muun muassa kirjanpitofoorumilla.
Milloin kirjanpito kannattaa ulkoistaa tilitoimistolle?
Kirjanpidon hoitaminen itse saattaa vaikuttaa taloudelliselta ja järkevältä ratkaisulta, etenkin yrityksen alkutaipaleella.
Suosittelemme kuitenkin harkitsemaan tilitoimiston palkkaamista kirjanpidon hoitamiseen, etenkin seuraavissa tilanteissa.
1. Yrityksesi sisäinen kirjanpidon osaaminen on puutteellista
Mikäli yrityksestäsi ei löydy henkilöä jolle kirjanpito, tilinpäätösten ja veroilmoitusten hoitaminen ei ole tuttua puuhaa suosittelemme palkkaamaan tilitoimiston.
Kyseisten asioiden oppiminen on toki mahdollista, mutta kaikki aika jonka joudut laittamaan sivuun on pois ydintoiminnastasi – eli liiketoimintasi kehittämisestä.
2. Oma aika on niukassa
Mikäli yritykselläsi on kädet täynnä asiakkaiden ja liiketoiminnan kehityksen kanssa on harvoin järkevää käyttää omaa niukassa olevaa aikaa byrokratiaan.
Aikasi on todennäköisesti arvokkaampaa muiden töiden kuin kirjanpidon ja veroilmoitusten parissa.
3. Yrityksesi kasvaa
Mikäli yrityksesi kasvaa ja ennusteet näyttävät hyvältä kannattaa tilitoimiston palkkaamista alkaa harkita. Tilitoimistolle siirtyminen tulee todennäköisesti ennemmin tai myöhemmin ajankohtaiseksi ja näin ollen se kannattaa hoitaa mielummin aikaisemmin kuin myöhemmin. Yrityksen kasvaessa vaihto maksulliseen ohjelmistoon kuten Netvisoriin tai Procountoriin tulee yleensä myös ajankohtaiseksi.
4. Haluat nukkua yösi paremmin
Yrittäjän arki on harvoin stressitöntä ja kirjanpito voi etenkin puutteellisella kokemuksella tehtynä tuoda huomattavan lisätekijän yrittäjän kortisolitasoon. Kun kirjanpitosi on ammattilaisen hoidossa, annat itsellesi mielenrauhaa ja enemmän kaistaa nauttia yrittäjyyden hyvistä hetkistä.