Tilitoimisto Espoo.

Miten löydän parhaan tilitoimiston yritykselleni Espoosta?

Etsitkö hyvää tilitoimistoa Espoosta tai lähialueelta? Ei hätää, olemme täällä jotta valinta sujuisi hieman helpommin.

Espoon sijainti osana pääkaupunkiseutua näkyy suoraan määrässä tilitoimistoja, jotka kaikki poikkeavat toisistaan. Muun muassa yrityksesi toimiala, toivotut palvelut, asiointitapa, asiointikieli sekä toiveet ohjelmiston suhteen vaikuttavat siihen, mitkä tilitoimistoehdokkaat ovat kaikista sopivimpia yrityksellesi.
Parhaiden ehdokkaiden seulominen pitkästä listasta voi usein viedä hyvän tovin, eikä etsintää kannata aloittaa täysin sokkona. Käymme seuraavaksi läpi muutaman tärkeän asian, jotka kannattaa pitää mielessä kun aloitat etsimään uutta tilitoimistoa yrityksellesi. Tarkoitus on antaa paremmat lähtökohdat oikean tilitoimiston valintaan niin vakiintuneelle yritykselle kuin tuoreelle yrittäjä, joka etsii tilitoimistoa ensimmäistä kertaa.

Nykytilanteen kartoitus

Ennen etsintää on hyvä tehdä selkeä kartoitus oman liiketoiminnan nykytilasta sekä tulevaisuuden kehityksestä. Samalla on hyvä miettiä, toivottuja menettelytapoja esim. tositteiden ja laskujen käsittelyyn liittyen sekä kartoittaa omat preferenssit kirjanpito-ohjelmiston tai mahdollisten integraatioiden suhteen. Pureudutaan seuraavaksi tarkemmin asioihin, joita kannattaa pohtia heti, kun uuden tilitoimiston valitseminen tulee ajankohtaiseksi.

1) Ohjelmistot

Ensimmäinen asia, joka erottaa tilitoimistot toisistaan on tuetut taloushallinnon-ohjelmistot. Espoon ja pääkaupunkiseudun alueella tyypillisiä, tilitoimistojen tukemia taloushallinnon-ohjelmia ovat mm. Netvisor, Procountor ja viime vuosien aikana vahvasti suosiota kasvattanut Fennoa. Myös mm. Lemonsoft, Fivaldi ja pienyrittäjien keskuudessa suosittu Holvi ovat suhteellisen hyvin tuettu tilitoimistojen keskuudessa pääkaupunkiseudun alueella.

Tilitoimistot eivät aina ilmoita kaikkia tukemiaan ohjelmistoja esim. verkkosivuillaan, joka saattaa vaikeuttaa kartoitusta jonkin verran, etenkin jos toivottu ohjelmisto ei kuulu suosituimpien ohjelmistojen joukkoon. Tietyt tilitoimistot tarjoavat myös mahdollisuutta asiakkaalleen käyttää eri ohjelmistoa, kuin missä tilitoimisto hoitaa kirjanpidon. Pelkkä google haku “tilitoimisto espoo -toivottu ohjelmisto-” ei näin ollen välttämättä anna täydellistä listaa kaikista sopivista tilitoimistoehdokkaista.

Ennen tilitoimiston hakua on hyvä kartoittaa millaista ohjelmistoa suosii – haluaako kevyemmän ratkaisun, jossa integraatioiden ja automaation mahdollisuudet ovat rajalliset, vai onko tarvetta joustavuudelle ja lisäominaisuuksille, joita esim. Netvisor ja Procountor tarjoavat? Mikäli olet vaihtamassa tilitoimistoa, on oiva hetki pohtia myös ohjelmistokokonaisuuden toimivuutta. Onko yrityksesi tyytyväinen nykyisen ohjelmiston käyttöjärjestelmään ja ominaisuuksiin, vai onko kenties aika myös pohtia mahdollista ohjelmiston vaihtoa?

On myös hyvä muistaa, että ohjelmistot elävät ja kehittyvät niin ominaisuuksien, integraatioiden kuin hinnoittelumallin suhteen. Näin ollen suosittelemme konsultoimaan tilitoimistoa valinnan suhteen, jotta liiketoimintasi luonto ja valittu ohjelmistokokonaisuus sopivat yhteen mahdollisimman hyvin nyt ja tulevaisuudessa.

2) Toimintatavat

Toinen asia, jota kannattaa pohtia tilitoimiston valinnan yhteydessä on minkälaisia käytäntöjä toivotaan taloushallinnon prosesseihin tai tilitoimiston kanssa asioimiseen. Tilitoimistojen toimintatavat vaihtelevat ja näin ollen on hyvä miettiä minkälaisen yhteistyön haluaa heti alkumetreillä.

Mm. seuraavia käytännön asioita on hyvä pohtia, kun miettii taloushallinnon käytäntöjä ja tilitoimiston ja yrityksen välistä kommunikaatiota:

Taloushallinnon käytännöt

Tositteiden toimituskäytännöt

Miten tositteet toimitetaan kirjanpitoon (esim. sähköiseen kirjanpito-ohjelmaan, kuittisovellukseen tai pilvipalveluun) ja millä aikavälillä? Juoksevan kirjanpidon lisäksi on hyvä kartoittaa, mitkä tilitoimiston käytännöt ovat tilinpäätöksen suhteen, jotta yhteistyö sujuu mahdollisen sujuvasti tilikauden päätyttyä.

Laskujen käsittely

Halutaanko ostolaskujen hyväksytys ja maksatus ulkoistaa kokonaan tilitoimistolle, vai hoidetaanko jokin askel sisäisesti? Hoidetaanko myyntilaskujen lähetys itse (esim. valitussa kirjanpito-ohjelmassa) vai halutaanko osa työstä ulkoistaa tilitoimistolle?

Palkanlaskenta ja maksatus

Onko palkanlaskennalle tarvetta osittain tai kokonaan ja halutaanko myös palkkojen maksatus ulkoistaa tilitoimistolle?

Tilitoimiston ja yrityksen välinen yhteydenpito

Yrityksen ja tilitoimiston välinen yhteistyö on avainasemassa yrityksen taloushallinnon sujuvuuden kannalta. Yhteydenpidossa on tärkeää määritellä selkeät toimintatavat ja odotukset.

Yhteyshenkilö:

Useimmilla tilitoimistoilla on nimetty yhteyshenkilö, joka vastaa yrityksen talousasioista. Tämä henkilö toimii pääasiallisena kontaktina, jolle voi esittää kysymyksiä kirjanpitoon liittyen. Nimetyn kirjanpitäjän lisäksi tilitoimiston puolelta voi olla muita yhteyshenkilöitä, jotka ovat vastuussa esim. ulkoistetuista controller-palveluista tai veroneuvonnasta.

Reaktionopeus:

On tärkeää, että tilitoimisto ja yritys sopivat keskenään toivotusta vasteajasta. Yleisesti ottaen, sähköposteihin ja puheluihin vastaaminen muutaman arkipäivän sisällä on oletusarvo, mutta kiireellisissä tapauksissa nopeampi ad hoc reagointi voi olla tarpeen.

Tapaamisten tarve:

Säännölliset tapaamiset voivat olla hyödyllisiä yrityksen talousasioiden tarkastelussa ja tulevien tavoitteiden suunnittelussa. Tässä muutamia esimerkkejä:

Puolivuosittaiset tapaamiset: Kattava tarkastelu kuuden kuukauden välein auttaa pitämään talousasiat ajantasaisina ja mahdollistaa korjausliikkeet tarvittaessa.
Vuosittaiset tapaamiset: Vuosittain järjestettävä laajempi tapaaminen on hyvä tilaisuus käydä läpi tilikauden lopputulokset, verotukseen liittyvät asiat ja tulevan vuoden budjetointi.
Näiden tapaamisten lisäksi voidaan tarvittaessa järjestää ylimääräisiä tapaamisia esimerkiksi tilinpäätöksen valmistelun yhteydessä tai merkittävien muutosten yhteydessä. Säännölliset tapaamiset voivat tehdä yrityksen ja tilitoimiston välisestä yhteistyöstä huomattavasti sujuvampaa, etenkin jos liiketoiminta on laajaa tai kausiluonteista.

3) Toivotut lisäpalvelut

Tilitoimistojen palvelutarjonta vaihtelee paljon. Pelkkä tilitoimiston koko ei välttämättä peilaa palvelutarjonnan laajuutta, vaikka yleisesti voidaan todeta että suuremmilla tilitoimistoilla on yleensä enemmän joustoa mitä toivottujen lisäpalveluiden laajuteen tai erikoisosaamiseen tulee. Tyypillisiä tilitoimiston tarjoamia lisäpalveluita on mm. taloudellinen neuvonta ja veroneuvonta, budjetointi ja raportointi sekä neuvonta yrityksen perustamiseen tai yritysjärjestelyihin liittyen. Vaikka suurempien tilitoimiston palveluvalikoima tyypillisesti on pieniä toimijoita laajempi, löytyy myös pienempien tilitoimistojen keskuudesta erikoisosaamista mitä esim. toimialaan, yhtiömuotoon tai ohjelmistoihin tulee.

4) Hinnoittelumalli

Tavallisin tilitoimistojen hinnoittelumalli on nykyisin kiinteä kuukausihinta, mutta myös tuntiveloituksella tai muilla hinnoittelumallilla toimivia tilitoimistoja löytyy jonkin verran. Yleensä kiinteä kuukausiveloitus on helpoin ja selkein myös yrityksen kannalta, mutta tietyissä tapauksissa esim. tuntiveloitus voi olla toivottu hinnoittelumalli. Hinnoittelua selvittäessä on tärkeä huomioida, mitä palveluita hinnoitteluun sisältyy ja missä määrin tarvittavista lisäpalveluista veloitetaan.

5) Palvelun laatu

Palvelun laatu on olennainen tekijä tilitoimistoa valittaessa. Hyvä tilitoimisto tarjoaa asiantuntevaa ja luotettavaa palvelua, joka mukautuu yrityksen tarpeisiin. Laadukas palvelu tarkoittaa muun muassa tarkkuutta ja ajantasaisuutta kirjanpidossa, joustavuutta muuttuvissa tilanteissa sekä kykyä tarjota selkeitä ja hyödyllisiä taloudellisia neuvoja. Lisäksi laadukkaissa tilitoimistoissa panostetaan henkilökunnan ammattitaitoon ja jatkuvaan koulutukseen. Mikäli olet vaihtamassa tilitoimistoa on siis hyvä hetki miettiä, mikäli vanhan tilitoimiston palvelun laadussa oli parannettavaa ja missä asioissa toivoisit laadun paranevan uuden tilitoimiston valinnan myötä.

Tulevaisuuden kehitys ja haasteet

Tilitoimistoa valitessa kannattaa myös pohtia lähitulevaisuuden kehitystä ja mahdollisia liiketoimintaan liittyviä muutoksia. Mm. seuraavat asiat saattavat vaikuttaa siihen, millainen tilitoimistokumppani sopii parhaiten omalle yritykselle:

– Liiketoiminnan kasvu tai laajentuminen
– Kansainvälistyminen
– Muutokset yrityksen omistusrakenteessa
– Tulevat rahoitus tai lainajärjestelyt

Yllä olevat asiat vaikuttavat usein taloushallinnon prosesseihin ja toivottuihin tilitoimiston tarjoamiin lisäpalveluihin.

Espoon tilitoimistohinnat – muutama esimerkki osakeyhtiölle

Hintaan vaikuttaa moni tekijä kuten henkilökunnan ammattitaitoisuus ja koulutus, ohjelmistovalikoima, lisäpalveluiden kattavuus ja asiakaspalvelun nopeus ja laatu. Tämä ei tosin tarkoita sitä, että hyvää tilitoimistopalvelua ei voi saada edullisesti tai että ylihinnoittelua ei esiintyisi alalla joidenkin toimijoiden keskuudessa. Näin ollen hintoja ja palveluita on hyvä verrata keskenään, jotta tietää saavansa vastiketta rahoilleen. Seuraavat esimerkit ovat suunta-antavia ja perustuvat keskiarvoihin.

Espoolainen yritys A (yksinyrittäjä)

– Osakeyhtiö, jossa perustaja harjoittaa IT-konsultointia

– Liikevaihto 75 000€ / vuosi, tositteita yhteensä kuukaudessa n. 20

– Sähköinen kirjanpito-ohjelma, jossa yrittäjä maksaa itselleen palkan

– Tilitoimisto hoitaa juoksevan kirjanpidon, tilinpäätöksen ja lakisääteiset veroilmoitukset (kuten alv-ilmoituksen joka 3kk). Ei muita lisäpalveluita.

Hinta-haarukka kyseiselle palvelukokonaisuudelle Espoon seudulla on karkeasti n. 80 – 140€ (+alv.) / kk.

Espoolainen yritys B:

– Osakeyhtiö, 2 hengen tukkukauppa, liikevaihto 250 000€ / vuosi.

– Tositteita yhteensä n. 50 / kk.

– Käytössä Netvisor, kirjanpitopalvelut (juokseva kirjanpito, tilinpäätös ja veroilmoitukset) sekä palkanlaskenta ulkoistettu tilitoimistolle

– Lisäpalveluina satunnainen taloudellinen/ verokonsultaatio (n. 1h / kk)

Hinta-haarukka kyseiselle palvelukokonaisuudelle Espoon seudulla on karkeasti n. 350 – 550€ (+alv.) / kk.

Espoolainen yritys C

– Osakeyhtiö, 6 hengen logistiikkayritys

– Liikevaihto 3 000 000€ / vuosi, tositteita / kk n. 100

– Käytössä Netvisor, kirjanpitopalvelut (juokseva kirjanpito, tilinpäätös ja veroilmoitukset) sekä palkanlaskenta ulkoistettu tilitoimistolle

– Lisäpalveluina säännöllinen taloudellinen/ verokonsultaatio (1h / kk) sekä ulkoistettu controller-palvelu raportointiin ja budjetointiin (n. 2h / kk)

Hinta-haarukka kyseiselle palvelukokonaisuudelle Espoon seudulla on karkeasti n. 1500 – 2000€ (+alv.) / kk.

Yhteenveto – Miten löytää hyvä tilitoimisto Espoosta?

Löytääksesi parhaan tilitoimiston yrityksellesi Espoosta, aloita arvioimalla yrityksesi nykytilanne ja tulevaisuuden tarpeet. Määrittele, mitkä kirjanpito-ohjelmistot ja taloushallinnon käytännöt parhaiten tukevat liiketoimintaasi. Mikäli olet epävarma esim. sopivasta ohjelmistosta, suosittelemme konsultoimaan tilitoimistoa asiassa, jolla on kokemusta useammasta eri ohjelmistosta. Ota huomioon myös yrityksesi tulevat haasteet ja kasvusuunnitelmat valintaa tehdessäsi. Näin varmistat, että löydät tilitoimistokumppanin, joka pystyy palvelemaan yritystäsi tehokkaasti myös tulevaisuudessa. Mikäli etsit tilitoimistoa Espoosta tai lähiseudulta, autamme mielellämme. Jätä tarjouspyyntö, niin saat tarjouksen usealta sopivalta tilitoimistolta. Palvelumme on ilmainen, eikä sido mihinkään.

Autamme kilpailuttamaan tilitoimistot, jotka palvelevat yrityksiä mm. seuraavilla Espoon alueilla: