Lukuaika: n. 3 min.
Hyvän kirjanpitäjän tai tilitoimiston löytäminen vaatii oikeaa lähestymistapaa kartoitusvaiheessa. Tässä artikkelissa käymme läpi omakohtaiset kokemuksemme siitä, mikä yleensä parantaa edellytyksiä onnistuneelle tilitoimistovalinnalle. Tässä 6 vinkkiämme.
Helpota tilitoimiston valintaa? Vertaa tilitoimistot ilmaiseksi.
1. Henkilökohtainen kontakti on usein tärkeämpää kuin mitä “paperilla” lukee
Kartoitusvaiheen alkuvaiheessa tutustutaan yleensä tilitoimiston digitaaliseen profiiliin, verkkosivuihin, muiden kokemuksiin tai asiakastarinoihin. Vaikka nämä toimivat suuntaa-antavana “julkisivuna”, eivät ne itsessään paljasta vielä kovin paljoa tilitoimiston sisäisestä tehokkuudesta tai yhteensopivuudesta yrityksesi liiketoimintaan. Vaikka seikat kuten korkea asiakastyytyväisyys tai auktorisointi antavat hyvää osviittaa tilitoimiston laadusta, saa parhaimman kuvan tilitoimiston yhteensopivuudesta omaan liiketoimintaan vasta kartoituspalaverin myötä. Kartoituspalaveriin kannattaa siis varata tarpeeksi aikaa ja sitä varten kannattaa valmistella mahdolliset kysymykset, jotka ovat relevantteja yhteistyön kannalta.
Tällaisia kysymyksiä voivat olla esim.
– Ketkä ovat tulevat yhteyshenkilöt esim. kirjanpidon ja palkanlaskennan osalta (pyydä myös mielellään kyseiset henkilöt mukaan kartoituspalaveriin)
– Mikä käytäntö on mikäli vanha kirjanpitäjä on sairaana tai lopettaa?
– Miten kontakti ylläpidetään tilitoimiston ja yrityksen välillä (esim. säännölliset puolivuosittaiset tai vuosittaiset tapaamiset, ad-hoc puhelin/sähköpostineuvonta)
2. Hinta on oikea silloin kuin tiedät mistä maksat
Tilitoimistojen hinnoittelumalleissa ja palvelupaketeissa on suuria eroja. Hyvänä lähtökohtana voidaan pitää tilannetta, jossa asiakas tietää mitä vastinetta hän saa rahalleen. Selkeä hinnoittelu, jossa ei ole ikäviä yllätyksiä, epäselvyyksiä tai hyödyntämättömiä ominaisuuksia on hyvä lähtökohta ja edesauttaa tilitoimistojen tarjousten vertailuja keskenään.
3. Yhtiömuotoon ja toimialaan liittyvä kokemus
Ehkä tärkein tekijä hyvän tilitoimiston valinnassa on henkilöstön kokemus yrityksesi yhtiömuodosta tai toimialasta. Suurin osa tilitoimistoista hoitavat toiminimien ja osakeyhtiöiden kirjanpitoa, mutta erikoisosaaminen esim. henkilöyhtiöiden (KY ja AY) tai yhdistysten ja säätiöiden kirjanpidossa ei ole aivan yhtä yleistä kyseisten yhtiömuotojen ollessa suhteessa harvinaisempia. Sama pätee toimialoihin, mitä harvinaisempi tai erikoispiirteitä sisältävä toimiala, sitä harvempi tilitoimisto pystyy tyypillisesti hoitamaan kyseistä asiakkuuksia.
Tilitoimistoehdokkaat voivat tähän liittyen jakaa karkeasti kolmeen kategoriaan:
A) Tilitoimistot, joilla on vankka kokemus ja osaaminen yrityksesi toimialaan ja yhtiömuotoon liittyen ja ottavat mielellään yrityksesi kaltaisiasi asiakkuuksia.
B) Tilitoimistot, joilla on kokemusta ja osaamista yrityksesi toimialasta ja yhtiömuodosta, mutta keskittyvät pääsääntöisesti toisenlaisiin asiakkuuksiin. Ottavat tarvittaessa asiakkaaksi, mutta yrityksesi ei kuulu tilitoimiston yhdinkohderyhmään.
C) Tilitoimistot, jotka eivät osaa tai halua hoitaa yrityksesi toimialan tai yhtiömuodon asiakkuuksia. Kyseiset tilitoimistot eivät välttämättä aina ilmoita asiasta erikseen esim. verkkosivuillaan, mutta tämä käy ilmi yleensä viimeistään siinä vaiheessa kun he vastaavat yhteydenottopyyntöön (tai eivät vastaa ollenkaan).
Luonnollisesti paras valinta yllä olevista vaihtoehdoista on A) ja tällaisen tilitoimiston valinta antaa kaikista parhaat edellytykset hyvälle yhteistyölle.
4. Lähialueen tilitoimisto ei aina ole paras valinta
On yleistä ja ymmärrettävää, että tilitoimistoa usein haetaan lähialueelta. Lähialueen yrittäjiä on hyvä tukea ja mikäli tulisi tarve piipahtaa tilitoimistolla joskus on tämä helposti tehtävissä. Taloushallinnon sähköistymisen myötä sijainnin ei kuitenkaan tulisi olla se jolla lähdetään liikenteeseen. On epätodennäköistä, että Suomen tuhansista tilitoimistoista juuri se naapurissa sijaitseva tilitoimisto on omalle toiminnalle kaikista sopivin valinta. Suosittelemme näin ollen ajattelemaan tilitoimiston sijaintia enemmän bonuksena kuin ratkaisevana tekijänä.
5. Monipuolinen ohjelmisto-osaaminen tuo joustoa tulevaisuudessa
Yksi seikka, jota ei usein harkita tilitoimiston valintavaiheessa on kuinka laajaa ja kehittyvää tilitoimiston ohjelmisto-osaaminen on. On yleistä, että keskitytään vain tiettyyn ohjelmistoon (esim. juuri siihen mitä itse yrityksessä käytetään). Mitä enemmän ohjelmistoja tilitoimisto tukee, sitä enemmän joustoa yritykselläsi on tulevaisuudessa ohjelmistojen suhteen. Taloushallinnon ohjelmistot kehittyvät nopeammin kuin koskaan ja näin ollen tilitoimisto, joka on ajan hermolla ja ymmärtää tarjonnan laajemmin osaa myös antaa arvokasta neuvoa ohjelmiston valintaan ja hyödyntämiseen liittyen. Kirjanpito-ohjelmien lisäksi kannattaa myös huomioida ohjelmistot koskien esim. työajanseurantaa, kuitteja ja varastonhallintaa.
6. Tilitoimiston perinteinen rooli on muuttumassa
Tilitoimiston rooli pelkästä “talouspoliisista” on nopeasti muuttumassa. Tätä kehitystä vauhdittaa mm. tekoälyn tehostama ohjelmistokehitys, joka käytännössä tarkoittaa että yhä suurempi osa taloushallinnon prosesseista pystytään pitkälti automatisoimaan. Tämä tarkoittaa myös sitä, että tilitoimistojen resursseja ei mene yhtä suuresti manuaalisiin toimenpiteisiin vaan he voivat panostaa enemmän kehittäviin ja tukeviin toimenpiteisiin kuten neuvontaan ja strategiseen tukeen. Tämän myötä ns. lisäpalveluiden paino kuten esim. talouspäällikön palvelut, vero- ja talousneuvonta ja lakipalvelut nousevat enemmän esille. Tilitoimistoa on hyvä tarkastella uudessa valossa, jossa tilitoimisto ei ole vain pakollinen, talouden rutiiniprosesseja tarkasteleva taho vaan kasvua vauhdittava kumppani, jonka oikea lisäarvo mitataan muissa tehtävissä kuin lakisääteisissä velvollisuuksissa.
Lopuksi vielä kiteytettynä: näin löydät hyvän tilitoimiston yrityksellesi:
– Valitse tilitoimisto, jossa sinun yrityksesi on ihanneasiakas
– “Kaveri suositteli” / puskaradio tyyppiset valinnat voivat mennä nappiin, mutta mikäli yritystenne liiketoiminnassa on eroavaisuuksia, suosittelemme harkitsemaan myös muita vaihtoehtoja
– Naapurissa sijaitseva tilitoimisto on harvoin paras valinta
– Hyvä tilitoimisto hoitaa rutiinivelvoitteet moitteettomasti, mutta todellinen arvo tulee alan vankasta ohjelmisto-osaamisesta, sparrauksesta ja liiketoimintaa kehittävistä palveluista.
Näillä vinkeillä toivotamme onnea tilitoimiston valintaan. Suosittelemme myös hyödyntämään ilmaista palveluamme, jolloin tilitoimiston valintaan ei kulu yhtä paljon aikaa ja päänvaivaa.