Mitä tehdä kun kirjanpitäjäsi lopettaa tai vaihtuu?

Joskus päädytään tilanteeseen, jossa nykyinen kirjanpitäjä lopettaa tai vaihtuu uuteen. Tämä saattaa herättää kysymyksiä taloushallinnon jatkuvuudesta ja siksi käymme tässä artikkelissa läpi, kuinka toimia kyseisessä tilanteessa.

Yleisiä syitä, joissa kirjanpitäjä saattaa lopettaa tai vaihtua ovat mm.

– Kirjanpitäjä jää eläkkeelle
– Tilitoimisto myydään toiselle toimijalle
– Kirjanpitäjä vaihtuu toiseen saman tilitoimiston sisällä
– Nykyiseen kirjanpitäjään ollaan tyytymättömiä

Kyseiset tilanteet saattavat aiheuttaa pientä päänvaivaa yrittäjälle kun muutoksia taloushallintoon on luvassa. Yleensä muutokset sujuvat kuitenkin varsin mutkattomasti oikeilla toimenpiteillä, jotka käymme läpi pian. Kirjanpitäjän vaihtuminen on myös oivallinen hetki yrittäjälle tai yrityksen johdolle käydä läpi taloushallinnon prosesseja ja toimivuutta, asia joka helposti jää muun liiketoiminnan pyörittämisen varjoon.

Psst. Onko kirjanpitäjäsi lopettamassa tai vaihtumassa ja uusi on vielä valitsematta? Tämä on varsin oiva hetki kartoittaa tarjonta ja kilpailuttaa kirjanpitotoimistot ilmaiseksi ja riskittömästi kauttamme. Vastaanotat jopa 4 tarjousta yrityksellesi sopivilta tilitoimistoilta, joista voit valita mieleisen, mikäli sellainen löytyy.

Seuraavaksi käymme läpi käytännön askeleet, joilla kirjanpitäjän vaihdos sujuu mahdollisimman mutkattomasti.

1. Selvitä syyt ja aikataulu

Ensimmäinen askel on keskustella kirjanpitäjän kanssa hänen lopettamispäätöksestään tai siirtymisestään uuteen tehtävään. Ymmärrä syyt ja selvitä tarkka aikataulu. Tämä auttaa sinua suunnittelemaan siirtymävaiheen paremmin. Mieti myös, mikä nykyisen yhteistyön hyvät ja huonot puolet ovat olleet, jotta mahdolliset ongelmakohdat voidaan ratkaista kirjanpitäjän vaihtuessa.

Mikäli kirjanpitäjä vaihtuu tilitoimiston sisällä on hyvä ottaa tapaaminen johon osallistuu nykyinen ja uusi kirjanpitäjä, jotta voidaan kartoittaa miten asiat on hoidettu ja kuinka ne toivotaan hoidettavan jatkossa. Muista, että jokainen kirjanpitäjä on yksilö ja näin ollen työtavat ja käytännön menetelmät saattavat vaihdella vaikka kyse olisi samasta tilitoimistosta. Selkeän alkukartoituksen avulla kommunikoit omat toiveet ja odotukset yhteistyölle.

2. Kirjanpitoaineiston valmistelu

Ennen kuin kirjanpitäjäsi lopettaa tai vaihtuu on hyvä varmistaa että kaikki kirjanpitoaineisto juoksevasta kirjanpidosta tilinpäätöksiin ja viranomaisilmoituksiin ovat ajan tasalla. Varmista myös, että muut mahdolliset dokumentit kuten sopimukset löytyvät kirjanpidosta. Tässä vaiheessa on myös hyvä sopia alustavasta aikataulusta kirjanpitoaineiston siirtämisestä uudelle kirjanpitäjälle. Sovi aikataulu, jolloin nykyinen kirjanpitäjä on toimittanut kirjanpitoaineiston uudelle toimijalle hyvissä ajoin, niin säästyt ikäviltä yllätyksiltä.

3. Etsi uusi kirjanpitäjä (tilitoimisto)

Mikäli uusi kirjanpitäjä ei ole vielä tiedossa on aika kartoittaa uusi taloushallinnon ammattilainen yrityksellesi. Suosittelemme tähän meidän omaa ilmaista tilitoimiston kilpailutusta, joka on riskitön ja nopea tapa vertailla sopivia tilitoimistoehdokkaita.

Olemme myös julkaisseet erillisen artikkelin vinkeistä tilitoimiston vaihtamiseen liittyen, jonka voit lukea täältä: tilitoimiston vaihtaminen.

Ennen vaihtoa on hyvä miettiä mm. seuraavia asioita;

Onko nykyisessä yhteistyössä ollut ongelmakohtia, joita halutaan välttää jatkossa?
Miten tyytyväisiä ollaan nykyiseen kirjanpito-ohjelmaan? Onko aika vaihtaa vai jatketaanko samalla?
Mitä tilitoimiston / kirjanpitäjän erikoisosaamista tai lisäpalveluita yrityksesi tulee tarvitsemaan tulevaisuudessa?

4. Varmista sujuva siirto

Kun olet löytänyt uuden kirjanpitäjän, järjestä tapaaminen hänen ja entisen kirjanpitäjän kanssa. Tämä mahdollistaa sujuvan tiedonsiirron ja varmistaa, että uusi kirjanpitäjä saa kaiken tarvittavan tiedon ja materiaalin hyvissä ajoin. Samalla on tärkeää käydä läpi myös käytännöt, joita yrityksessäsi noudatetaan. Näin voidaan varmistaa, että yhteistyö lähtee mahdollisimman hyvin käyntiin.

5. Päivitä valtuutukset ja sopimukset

Ennen vaihdosta on hyvä muistaa päivittää kaikki tarvittavat valtuutukset, kuten pankkitilit, verohallinnon valtuutukset ja muut mahdolliset käyttöoikeudet. Tee myös uusi kirjallinen sopimus uuden kirjanpitäjän kanssa, jossa määritellään palvelun laajuus, hinnoittelu ja muut keskeiset ehdot. Kirjanpitäjäsi muistuttaa sinua varmasti vielä asiasta (enemmän kuin kerran).