Tilitoimiston irtisanomista on syytä miettiä viimeistään siinä vaiheessa, kun tilitoimisto aiheuttaa enemmän päänvaivaa kuin hyötyä.
Tilitoimisto ei ole itsenäinen ulkoistettu toiminto, joka hoitaa kuitit ja raportoinnin. Tai ainakaan sen ei pitäisi olla. Tilitoimisto on parhaimmillaan tukeva elin, joka tuntee firman liiketoiminnan ja osaa antaa siihen liittyviä kirjanpidollisia vinkkejä, ja tukea myös muuttuvissa tilanteissa.
Kirjanpito on yrityksen muisti, joten raportit, joita tilitoimisto tekee, tukevat parhaimmillaan firman johtoa myös taloudellisessa päätöksenteossa.
Osa tilitoimistoista on erikoistunut tiettyyn yritysmuotoon tai tietyn kokoisiin yrityksiin. Yritysmuodon, yrityksen koon tai vaikkapa toimialan muuttuessa voi tilitoimiston vaihto olla aiheellista.
Kauppalehden mukaan kirjanpitäjä ei ole koskaan täysin puolueeton ja toimii aina yrityksen johdon vastuulla. Näin ollen luottamus kirjanpitäjän taitoihin on jo lakisääteisestikin merkittävää. Arvonsa tunteva tilitoimisto tietää millaisissa asioissa pystyy palvelemaan asiakastaan parhaimmalla mahdollisella tavalla, ja näin ollen saattaa ehdottaa toimiston vaihdosta myös itse. Näissä tapauksissa muutos on yleensä erityisen sujuva, sillä kyseessä on positiivinen kehitys ja niin sanottu win-win-tilanne.
Milloin tilitoimiston irtisanomista tulisi harkita?
Tilitoimiston irtisanomista voi olla syytä harkita muun muassa seuraavissa tilanteissa:
1) Tilitoimiston tarjoamassa palvelussa on huono hintalaatu-suhde
2) Tilitoimiston tapa laskuttaa on ennalta arvaamaton ja epämääräinen
3) Kommunikaatio tilitoimiston kanssa on hankalaa tai puutteellista
4) Yrityksesi kasvaa ja tarvitsee kokeneemman ja isomman tilitoimiston tai monipuolisemman palveluvalikoiman
5) Tilitoimiston tuottamia palveluita ei ole syytä ulkoistaa esim. kasvaneen talous-osaston ansiosta
6) Tilitoimiston tukemat ohjelmistot kuten sähköiset kirjanpito-ohjelmat eivät vastaa yrityksesi tarpeita
Tilitoimiston irtisanominen ei kuitenkaan tulisi olla ensimmäinen askel, mikäli huomaat olevasi tyytymätön tilitoimiston toimintaan. Ensimmäinen askel tulisi olla avoin ja rehellinen palaute, jotta tilitoimisto voi saada mahdollisuuden korjata puutteet toiminnassaan. Useasti tyytymättömyys saattaa johtua yksinkertaisesta syystä kuten väärinkäsityksistä tai puutteellisesta kartoituksesta tilitoimiston valinta -vaiheessa.
Miten irtisanominen kannattaa hoitaa?
Mikäli kommunikaatio tökkii tai tuntuu siltä, että kirjanpitäjän kanssa ei olla aivan samalla aaltopituudella, voi tilitoimiston vaihto olla ajankohtaista. Asioista kannattaa kuitenkin keskustella avoimesti jo tilitoimiston valintavaiheessa, sillä kommunikaatio on kaiken A ja O. Mikäli keskustelut on käyty ja yhteistyö ei yksinkertaisesti toimi, voi irtisanominen olla paras vaihtoehto.
Tilitoimiston irtisanominen kannattaa pyrkiä hoitamaan hyvässä yhteisymmärryksessä ja avoimesti. Syyt irtisanomiselle kannattaa kertoa avoimesti ja rehellisesti. Mikäli syy on esim. sähköisten ohjelmistojen vajavuus tai puute voi tilitoimisto harkita niiden käyttöönottoa. Mikäli syy on puhtaasti vaikkapa firman kasvussa, voi tilitoimisto toivottaa onnea matkaan, eikä yhteistyöstä jää pahaa makua suuhun. Kommunikaation merkitystä ei voi korostaa liikaa ja se on tärkeää myös irtisanomisvaiheessa.
Mitä tehdä ennen tilitoimiston irtisanomista?
Vanhan tilitoimiston irtisanominen ja uuden valinta ei ole läpihuutojuttu, sillä kirjanpitäjän valinta on yksi tärkeimmistä tehtävistä, joita yrityksen johdolla on. Tilitoimiston vaihdos tuleekin hoitaa huolella ja ajoittaa oikein.
Uuden tilitoimiston valinta kannattaa tehdä harkiten ja varmistaa henkilökemioiden yhteensopivuus heti alkuvaiheessa. Selvitä itsellesi, mikä meni pieleen, jotta osaat asettaa kriteerit uudelle toimistolle. Ongelmat vanhan tilitoimiston kanssa kannattaa käydä uuden sopimuskumppanin kanssa läpi, jotta ne eivät varmasti toistuisi uudessa yhteistyössä.
Kun uusi tilitoimistoehdokas on löytynyt, tulee ensimmäiseksi tarkistaa vanhan tilitoimiston kanssa tehdystä sopimuksesta kuinka pitkä irtisanomisaika on. Kun se on selvillä ja vanha toimisto irtisanottu, on vaihtoprosessi parhaimmillaan suoraviivainen ja sen hoitaa lähestulkoon kokonaan uusi tilitoimisto.
Tilitoimiston vaihdon ajoitusta on hyvä miettiä, sillä tilikauden vaihduttua muutos on helpompi tehdä kuin kesken tilikauden, mutta mikäli vanha toimisto ei hoida hommiaan kunnolla, ei vaihdosta kannata pitkittää. Aineiston siirron toimistot hoitavat yleensä keskenään, mutta pidä silmällä, että kaikki osapuolet ovat ajan tasalla ennen vaihdosta ja sen aikana, jotta muutos olisi mahdollisimman sujuva.