Taloushallinnon Ulkoistaminen: Lue Tämä Ensin!

Oletko harkinnut taloushallinnon ulkoistamista? Tässä artikkelissa käsittelemme mitä taloushallinnon toimintoja saattaa kannattaa ulkoistaa ja mitä kannattaa huomioida, jotta ulkoistaminen onnistuu mahdollisimman tehokkaasti ja kivuttomasti.

Mitä taloushallinnon tehtäviä kannattaa ulkoistaa?

Ulkoistamisen tarve riippuu pitkälti yrityksen toiminnan laajuudesta ja yrityksen koosta.

Yleisimmät taloushallinnon tehtävät, joita ulkoistetaan jakautuvat karkeasti seuraaviin tehtäviin:

• Kirjanpito ja siihen liittyvät tehtävät kuten tilinpäätös ja veroilmoitukset
• Palkanlaskenta
• Controller tai talousjohtaja/talouspäälikön tehtävät (usein nimityksellä interim cfo / controller)

Taloushallinnon tehtävät ulkoistetaan yleensä omalle tilitoimistolle. Myös muita, ei varsinaisesti taloushallintoon liittyviä, hallinnollisia funktioita voidaan ulkoistaa. Muun muassa liiketoiminnan johto (interim ceo), markkinointi ja HR ovat yleisiä ulkoistuksen kohteita.

Kirjanpidon palveluiden ja palkanlaskennan ulkoistaminen tapahtuu tyypillisesti pienemmissä yrityksissä, joissa kirjanpidon ammattitaitoja ei vielä ole palkattu sisäisesti. Controller / CFO -palvelut tulevat sen sijaan useammin ajankohtaiseksi kun yrityksen toiminta alkaa olla hieman vakiintuneempaa ja tarve talouden ammattilaiselle kasvaa. Interim CFO / Controller / talousjohtajan palkkaaminen voi tulla ajankohtaiseksi joko olemassa olevan ammattitaidon täydentämiseksi tai korvikkeena vakituiselle työntekijälle esim. äitiysloman tai sairausloman yllättäessä.

Taloushallinnon ulkoistaminen on toisin sanoen yleensä järkevä silloin kun talon sisäistä osaamista ei välttämättä tarvita, joko liiketoiminnan ollessa pienempää tai työsuhteiden ollessa lyhyitä (esim. interim, eli väliaikaiset palkkaukset). Taloushallinnon ulkoistamisen tarve on tapauskohtaista ja riippuu pitkälti niin yrittäjän kuin olemassa olevien työntekijöiden osaamisesta.

Taloushallinnon ulkoistamisen hyödyt

Nopea ja joustava palkkaus ja irtisanominen

Taloushalinnon ulkoistamisen suurimpia hyötyjä on ulkoistamisen ketterä ja joustava luonne. Taloushallinnon ammattilaisia on saatavilla ulkoisena apuna muutaman päivän varoitusajalla, kun taas perinteiset rekrytointiprosessit sopivan tekijän löytämistä varten kestää viikkoja ellei kuukausia. On täten sanomattakin selvä, että ulkoistaminen tuo vapautta ja joustavuutta, jota perinteisessä rekrytoinnissa ei ole. Myös irtisanomisprosessi on huomattavasti kivuttomampaa, kun kyseessä on ulkoistetut palvelut vakituisen työntekijän sijaan.

Pienempi riski 

Joustavuus ja nopeus vähentää myös riskiä. Riskiä perinteiseen rekrytointiin tuo mm. virhepalkkaukset, jossa palkattu tekijä ei vastaa odotuksia tai hänen tarjoamia palveluita ei syystä tai toisesta enää kaivata. Kyseiset riskit ovat huomattavasti pienemmät kun käytössä on ulkoistetut ammattilaiset, jotka voi korvata lyhyellä varoitusajalla tarpeen vaatiessa.

Tietyissä tilanteissa kustannustehokkaampaa

Kahden yllä olevan seikan lisäksi taloushallinnon ulkoistaminen on usein fiksua myös taloudellisesta näkökulmasta. Ulkoistettuja palveluita ei yleensä osteta enempää kuin muutaman tunnin viikossa, jolloin työntekijän palkkaaminen muutamaksi tunniksi viikossa voi olla hankalaa ja kallista ulkoistettuihin palveluihin verrattuna. Etenkin pienten ja satunnaisten työtuntien täyttämiseen ulkoinen apu tulee yleensä kustannustehokkaammaksi kuin työntekijän ottaminen palkkalistoille.

Noogan webinaari taloushallinnon ulkoistamisesta:

Milloin taloushallintoa ei kannata ulkoistaa?

Olemme tähän mennessä käyneet läpi taloushallinnon ulkoistuksen hyödyt ja tilanteet, jolloin taloushallinnon ulkoistus on järkeen käyvää. Katsotaan seuraavaksi hieman tilanteita, jolloin taloushallinnon ulkoistaminen ei todennäköisesti ole fiksumpaa kuin työntekijän palkkaaminen.

Alla listaamme kolme tilannetta, jolloin taloushallinnon ulkoistaminen ei välttämättä ole parempi vaihtoehto kuin vakituisen työntekijän palkkaaminen.

Liiketoiminta kasvaa ja syvää asiantuntemusta kaivataan

Ensimmäinen tilanne, jossa työntekijän palkkaaminen saattaa olla ulkoistamista fiksumpaa on liiketoiminnan laajuuden ja toimintojen kasvaessa. Kun liiketoiminta kasvaa, kaivataan usein myös syvempää osaamista ja ymmärrystä yrityksen liiketoiminnasta. Tässä tilanteessa kehitys ja osaaminen kannattaa usein pitää talon sisällä. Yrityksen liiketoiminnan kannalta kriittinen tieto ja avaintoiminnat olisi hyvä olla yrityksen palvelussa toimivan henkilön, eikä ulkoistetun ammattilaisen hallussa. Kyseistä tietoa ja osaamista käytetään tyypillisesti yrityksen liiketoiminnan kehittämiseen ja mahdollistaa yrityksen sisäisen tietotaidon karttumisen, joka voi tulla ajankohtaiseksi viimeistään esim. mahdollisen yrityskaupan edessä. Työntekijän palkkaaminen voi täten olla ulkoistamista houkuttelevampi vaihtoehto myös silloin, kun yritys hakee vahvaa ja aktiivista kasvua ja näin ollen haluaa vahvistaa tiiminsä ydinosaamista.

Työsuhteet ovat pidempiä ja työtunnit vakaita

Toinen tilanne, jossa työntekijän palkkaaminen saattaa olla fiksuin vaihtoehto on tilanne, jossa työsuhteet tyypilliset ovat pidempiä, työtunnit vakaita ja jossa kysyntä ammattilaisen työpanokselle tulee korkealla todennäköisyydellä pysymään samalla tasolla. Kustannustehokkuuden näkökulmasta työntekijän palkkaaminen pääsääntöisesti järkeen käyvää mitä vakituisemmasta työsuhteesta on kyse.

Työtehtävät ovat dynaamisia ja/tai vaihtelevia

Mikäli yrityksesi kaipaa ammattitaitoa vaihteleviin tai dynaamisiin tehtäviin, saattaa vakituisen työntekijän palkkaaminen olla fiksumpaa. Ulkoistetun avun resurssit ja palveluiden laajuus tuuppaavat olemaan jonkin verran rajoitettuja mitä työtehtävien luonteeseen tulee. Mikäli työkuvaan liittyy monipuolisia ja luonteeltaan vaihtelevia tehtäviä, joita on vaikeita määrittää etukäteen saattaa työntekijän palkkaaminen usein olla järkevämpi vaihtoehto. Tietyt ulkoistetut palvelut voivat kuitenkin tarjota hyvinkin joustavaa ja monipuolista apua (esim. talousjohtajan muodossa), joten päätös kannattaa aina tehdä tapauskohtaisesti ja vaihtoehtoja verraten. Tärkeintä on selkeiden tavoitteiden kartoitus, joka ei aina ole helppoa mm. jos yrityksen liiketoiminta ei ole vakiintunutta tai ennalta arvattavaa.

Vältä Ulkoistamisen Virheitä: 3 Vinkkiä

1) Tee selkeä tarvekartoitus ennen ulkoistamista

Ennen kuin lähestyt ulkoistettujen taloushallinnon palveluiden tarjoajia, tulisi sinulla olla selkeä kuva millaisesta työkuvasta ja työmäärästä on kyse. Lisäksi kannattaa miettiä mahdollisia tulevaisuuden tarpeita. Tuleeko lähivuosina olemaan tarvetta kattavammille palveluille kuin mille tänään on tarve? Mitkä funktiot tullaan todennäköisesti ulkoistamaan tulevaisuudessa ja mikä osaaminen halutaan pitää talon sisällä?

2) Älä unohda dialogia

Vaikka ulkoistettu ammattilainen ei ole palkkalistoillasi, ei tämä tarkoita etteikö dialogia tulisi pitää yhtä tiheänä ja avoimena kuin palkkatyöläisen kanssa. Tämä saattaa päinvastoin lisätä tarvetta kommunikaation tarvetta kun informaation jakaminen ei tapahdu yhtä saumattomasti ja tiheästi kuin oman yrityksen sisällä. Tyytymättömyys ulkoistettuihin palveluihin juontaa usein juurensa epäselvään tai puutteellisen kommunikaatioon. Tämä johtaa puolestaan väärinkäsityksiin ja tilanteisiin, joissa ulkoistettujen palvelun laatu tai luonne ei vastaa odotuksia.

3) Myös ulkoistetun taloushallinnon valinta vaatii harkintaa

Vaikka ulkoistetuissa palveluissa on nopeammat irtisanomisajat ja joustavammat pelisäännöt kuin vakituisissa työsuhteissa, on valintaan kuitenkin syytä käyttää hieman aikaa. Vaikka ulkoistetun palvelun vaihtaminen toiselle palveluntarjoajalle yleensä on suhteellisen kivuton prosessi, on irtisanomisessa hintansa. Vaihto vie aikaa ja saattaa joissain tapauksissa vaikeuttaa prosesseja hetkellisesti. Näin ollen valinnan tulisi olla harkittu ja niin tarkka kuin mahdollista, vaikka ulkoisen avun palkkaaminen tuntuu riskittömältä perinteiseen rekrytointiin verrattuna. Kartoita ja kommunikoi siis selkeästi tarpeesi ja harkitse palveluiden kilpailuttamista lisätäksesi onnistuneen valinnan todennäköisyyttä.