Palkanlaskennan Ulkoistaminen – Hinta, Vinkit ja Kilpailutus

Artikkelin lukuaika: n. 4 minuuttia

Oletko harkinnut palkanlaskennan ulkoistamista? Tässä artikkelissa käsittelemme miten palkanlaskennan ulkoistaminen voi tuoda tehokkuutta nykyiseen taloushallintoon, mitä palkkahallinnon ulkoistaminen maksaa ja mitä sinun kannattaa muistaa, jotta löydät parhaan palkkahallinnon kumppanin yrityksellesi.

Tässä artikkelissa käsittelemme mm. seuraavat asiat:

• Ulkoistetun palkanlaskennan hyödyt
• Palkanlaskennan ulkoistamisen hinta
• Miten valita oikea palkkahallinnon kumppani yrityksellesi

Palkanlaskenta on taloushallinnon ulkoistamisen yleisimpiä kohteita. Toimivalle palkanlaskennalle on juridisia vaatimuksia, mutta sujuva palkanlaskenta on edellytys myös muun taloushallinnon sujuvuudelle sekä työntekijöiden tyytyväisyyteen. Palkanlaskennan ulkoistaminen tulee yleensä ajankohtaiseksi yrityksille viimeistään silloin, kuin palkkalistoilla on yrittäjän lisäksi muutama työntekijä. Palkanlaskennan ulkoistaminen on myös yleistä mm. isommissa yrityksissä ja yhdistyksissä, joissa muut taloushallinnon prosessit kuten kirjanpito hoidetaan sisäisesti.

Mitkä ovat palkanlaskennan ulkoistamisen hyödyt?

Ulkoistetun palkanlaskennan hyödyt voidaan karkeasti kiteyttää seuraavan kolmen asian ympärille.

1. Kustannustehokkuus

Ajan ja resurssien säästö. Ulkoistettu palkanlaskenta vapauttaa resursseja tärkeämpiin taloushallinnon ja liiketoiminnan prosesseihin. Vaikka sujuva palkanlaskenta useasta syystä on välttämätöntä menestyneelle liiketoiminnalle, on kyseessä tehtävä joka ei varsinaisesti kehitä yrityksen liiketoimintaa. Vapautunut aika voidaan käyttää mm. talousosaston, talousvastaavan tai yrittäjän toimesta budjetointiin, raportointiin tai muuhun liiketoiminnan kehityksen kannalta tärkeämpiin tehtääviin. Palkkahallinto on rinnastettavissa kirjanpitoon siinä, että kyseisten toimintojen hoitaminen sisäisesti on usein kustannustehokkuuden nojalla perusteltua vasta tiettyjen skaalaetujen täyttyessä (liiketoiminnan kasvaessa tarpeeksi suureksi).

Vähennetyt investointi -ja ohjelmistotarpeet. Palkkahallinnon ulkoistaminen vapauttaa myös yrityksesi vastuusta pitää oma henkilöstö koulutettuna palkanlaskentaan liittyvässä käytännössä ja lainsäädännössä. Lisäksi yrityksesi ei tarvitse huolehtia palkkahallintoon liittyvien ohjelmistojen ylläpidosta tai koulutuksesta.

2. Laadun parantaminen

Virheiden välttäminen. Ulkoistamalla palkkahallinnon ammattilaiselle vähennät riskiä virheisiin, joiden korjaaminen voi aiheuttaa niin päänvaivaa kuin turhaa työmäärää.

Johdonmukaisuus. Kun palkkahallinto suoritetaan ammattilaisen toimesta voidaan luottaa että kaikki palkanmaksuun liittyvät toiminnot suoritetaan ajallaan ja oikein. Tämä lisää luottamusta työntekijöiden keskuudessa ja varmistaa, että yritys noudattaa ajantasaisia lainsäädäntöä.

3. Joustavuus

Skaalautuminen. Ulkoistettu palkanlaskenta mahdollistaa joustavuuden myös liiketoiminnan laajentuessa, jolloin yrityksesi resurssit voidaan käyttää mahdollisimman kustannustehokkaasti.

Poikkeustilanteet. Yksi ulkoistetun palkanlaskennan suurimmista hyödyistä on poikkeustilanteet kuten sairaspoissaolot, sesonkipalkkaukset, sijaisjärjestelyt lomien aikana tai odottamattomat muutokset liiketoiminnassa, jotka vaikuttavat palkanmaksuun. Ammattilaisen avulla varmistat, että asiat hoituvat helposti ja vaivatta jolloin yrityksesi henkilöstö voi keskittyä mahdollisimman hyvin liiketoiminnan pyörittämiseen ja kehittämiseen.

Ulkoistetun palkanlaskennan hinta

Palkanlaskennan ulkoistamiseen liittyvät hinnat vaihtelevat ja riippuvat toivotusta palvelukokonaisuudesta. Ulkoistettu palkanlaskenta hinnoitellaan kuitenkin yleensä palkkalaskelmakohtaisesti. Usein kustannukset asettuvat karkeasti noin 12-20 euroon per palkkalaskelma (eli per palkansaaja / kk), jos kyseessä on pienempi yritys tai perustason palvelu. Isommille yrityksille tai laajemmille palvelupaketeille hinnat voivat olla mainittua korkeammat.

Ulkoistetun palkanlaskennan hintaan vaikuttavat ennen kaikkea seuraavat asiat:

• Kuinka monelle palkansaajalle palkka maksetaan
• Kuinka monta kertaa kuukaudessa palkka maksetaan
• Mahdollisten kausityöntekijöiden vaikutus palkanmaksuun
• Muut palvelut samalta tilitoimistolta / palkanlaskijalta (“pakettidiilit”)

Koska tilitoimistojen ja palkanlaskentapalveluiden hinnoitteluperiaatteet ja käytännöt vaihtelevat, on palkanlaskennan palvelut suositeltava kilpailuttaa. Voit esimerkiksi hyödyntää meidän ilmaista ja riskitöntä kilpailutusta, mikäli etsit palkanlaskennan palveluita yrityksellesi.

Mitä kannattaa selvittää palkkahallinnon ulkoistamisen yhteydessä?

• Miten tilitoimisto / palkanlaskija veloittaa: veloittaako se per palkansaaja, per tunti vai onko saatavilla kiinteä kulu?
• Mahdolliset lisäpalvelut ja niiden hinnat
• Millaisia järjestelmiä tilitoimisto / palkanlaskija käyttää?
• Millaiset raportit tilitoimisto / palkanlaskija voi toimittaa yrittäjälle kuun päätteeksi?
• Mitä mahdollisia muita palveluita voidaan ulkoistaa samalle taholle ja niiden vaikutus kokonaishinnoitteluun

Onko palkanlaskennan ulkoistaminen hintansa arvoista?

Palkanlaskennan ulkoistaminen saattaa olla oikea valinta yrityksellesi lähinnä seuraavasta kahdesta syystä.

1. Varmuus ja luotettavuus

Palkanlaskennan ulkoistaminen voi tuoda paljon selkeyttä koko palkanmaksu- ja -laskentaprosessiin, kun ammttilainen huolehtii tarkat maksut ajallaan työntekijöille. Ulkopuolinen palkanlaskija voi pitää helposti huolen lomapäivistä ja tarkkailla liukuvan työajan saldokertymää sekä huolehtia mahdollisista ylityömaksuista.

Joskus työpaikalla saattaa olla käytössä vanhoja käytäntöjä, jotka eivät ole tehokkaita, ajan tasalla tai juridisesti päteviä. Käytäntöjen tehostaminen ja päivittäminen voi olla hankalaa ja niistä voi olla jopa vaikea luopua, mikäli niistä on ehtinyt tulla rutiini ja tuttu toimintatapa.

Kun palkanlaskenta ulkoistetaan osaavalle ammattilaiselle, palkat lasketaan oikein ja maksetaan ajallaan, jonka lisäksi tilitoimisto tai palkanlaskija huolehtii, että muut velvoitteet täyttyvät. Huomionarvoista on myös se, että palkanmaksuun voi liittyä myös herkkiä tietoja, kuten ammattiyhdistysten jäsenmaksuja tai ulosottotilityksiä, jotka hoituvat usein myös varmemmin ja kätevämmin ulkoistetun palkanlaskennan avulla.

2. Resurssien säästö

Kun ammattilainen hoitaa palkanlaskennan ja maksut, on yrityksen helpompi keskittää resurssit voi keskittyä päivittäiseen yritystoimintaan ja kehittävään työhön. Ammattilainen tekee myös yleensä työn nopeammin ja tehokkaammin, jolloin sijoitus maksaa itsensä takaisin säästetyssä ajassa. Palkanlaskennan laiminlyönnistä saattaa toisaalta koitua kova takaisku yritykselle, joka voi näkyä mm. korkeamman työmäärän tai mainehaitan muodossa.
Myös poikkeustilanteet kuten lomat ja sairauspoissaolot sujuvat helpommin kun palkkahallinto on ulkoistettu.

Miten Valita Oikea Palkkahallinnon Kumppani?

Yrityksen on syytä miettiä mm. seuraavia asioita, ennen palkkahallinnon kumppanin valitsemista.

1. Osaaminen ja sopivuus yrityksen liiketoimintaan

Ensimmäinen ja ehkä tärkein asia on kumppanin sopivuus omiin tarpeisiin. Pystyykö kumppani palvelemaan yritystäsi toiveiden mukaan ja onko kumppanilla esim. toimialakohtaista osaamista tai muita palveluita, jotka sopivat hyvin yrityksesi profiiliin. Jokaisella toimialalla on omat haasteensa, mitä henkilöstöön ja palkanlaskentaan tulee. Esimerkiksi terveydenhuollon sektori kamppailee eri asioiden kanssa kuin IT-ala. Tämä pätee myös yrityksen elinkaareen: esimerkiksi startup-yrityksen tarpeet ovat erilaiset kuin vakiintuneen pörssiyhtiön tarpeet. Tärkeää on vain löytää kumppani, joka pystyy palvelemaan oman yrityksen tarpeita.

Palkkahallinnon yhteydessä on oivallinen hetki kilpailuttaa myös muut tilitoimistopalvelut, kuten esim. juokseva kirjanpito, tilintarkastus tai ulkoisetut CFO / talousjohtajan palvelut. Kartoita siis kokonaisvaltaisesti yrityksesi taloushallinnon tarpeita ennen vertailua.

2. Ohjelmistot

Toinen asia, joka on hyvä pitää mielessä vertailuvaiheessa on tilitoimiston / palkanlaskijan tuki eri taloushallinnon ohjelmistoihin. Tukeeko potentiaalinen palkkahallinnon kumppani yrityksesi kirjanpito-ohjelmaa tai löytyykö heiltä tarvittavat integraatiot, jotta taloushallinto hoituu tehokkaasti ja moitteettomasti.

3. Toivottu hinta-laatusuhde

Viimeisimpänä, mutta ei vähäisimpänä on kumppanin tarjoama hinta-laatusuhde tarjoamistaan palveluista. Mitä palvelukokonaisuuteen sisältyy ja miten se eroaa markkinatasosta? Vaikka hinnan ei tulisi olla pääkriteeri kumppanin valinnassa, vaikuttaa se luonnollisesti jossain määrin lopulliseen päätökseen.

Etsitkö palkkahallinnon ammattilaista yrityksellesi, mutta haluat tehdä prosessista mahdollisimman helpon? Voit hyödyntää meidän ilmaista kilpailutusta, se on täysin ilmaista eikä sido sinua mihinkään.

Palkanlaskijan monipuoliset tehtävät – Taloushallintoliitto