Tilitoimiston valinta on yksi uuden yrityksen omistajien tärkeämmistä tehtävistä. Parhaimmillaan tilitoimisto on aloittavalle yritykselle yksi luotettavimmista yhteistyökumppaneista tulevien vuosien aikana. Näin ollen juuri sinulle sopivimman tilitoimiston valinta on äärimmäisen tärkeää. Tässä artikkelissa kerromme tilitoimiston merkityksestä yritykselle ja annamme viisi vinkkiä uudelle yritykselle tilitoimiston valintaan.
Tilitoimiston valinta edessä? Kilpailuta tilitoimistot ilmaiseksi ja vaivatta täältä.
Miksi valita tilitoimisto uudelle yritykselle?
Kirjanpitoa ei tehdä ainoastaan kolmansien osapuolien, kuten verottajan vaatimuksesta, vaan sen tarkoitus on ennen kaikkea tarjota tärkeää tietoa yrityksen omistajille. Tuloslaskelmasta nähdään toiminnan tuloksellisuus. Tase vuorostaan kertoo vakavaraisuuden ja maksuvalmiuden. Myös ennusteet ja budjetointi perustuu kirjanpidosta saatavaan informaatioon.
Kirjanpito tarkoittaa käytännössä kaikkien liiketapahtumien eli myyntien, ostojen ja rahasuoritusten kuvaamista ja todistamista tosittein. Tositteen perusteella kirjanpitäjä tai esimerkiksi yrityksen omistaja tekee kirjauksen kirjanpitoon. Näiden perusteella laaditaan vuosittain tilinpäätös, joka sisältää tuloslaskelman ja taseen.
Kirjanpito tulee olla oikein ja ammattitaidolla tehty, jotta muun muassa veroilmoitukset lähtevät eteenpäin oikeilla tiedoilla. Veroratkaisujen suunnittelu ja erilaisten johtopäätösten koostaminen yrityksen käyttöön on myös tarkkaa työtä, ja vaatii ammattitaitoa. Voimmekin suositella tilitoimiston palkkaamista, mikäli oma ammattitaito tai aika ei riitä ammattitaitoisen kirjanpidon ylläpitämiseen.
Voiko kirjanpidon hoitaa itse uudessa yrityksessä?
Kirjanpidon voi tehdä itse, mikäli oma taloushallinnan osaaminen ja ennen kaikkea työaika siihen riittää. Kirjanpitäjän palkkaamista voi kuitenkin ajatella resurssien säästämisenä, sillä usein ammattilainen hoitaa paperityöt paljon nopeammin ja yrittäjälle jää itselleen enemmän aikaa varsinaisen liiketoiminnan pyöritykseen. Tilitoimiston palkkaaminen tuo myös tiettyä lisäarvoa yritykselle.
Tilitoimisto näkee asiat usein hieman laajemmasta vinkkelistä, ja vuosi-ilmoituksen lisäksi heiltä saa vinkkejä verotukseen ja apua vaikkapa kustannusten optimointiin. Kirjanpidon ammattilainen hallitsee aina uusimmat säädökset alalla, ja osaa näin ottaa lakimuutokset huomioon. Tilitoimistolta saat apua myös mm. palkanlaskentaan ja henkilöstön hallintaan, ja näin ollen laajempi taloushallinnon ulkoistaminen vapauttaa aikaa liiketoiminnan kehittämiseen.
Toiminimelle, yhdistykselle ja vaikkapa osakeyhtiölle on erilaiset kirjanpidolliset vaatimukset. Ammattimainen kirjanpitäjä tai tilitoimisto osaakin valita juuri oikeat kirjanpitokäytännöt ja hallitsee säädökset yritysmuodosta riippuen.
Kuinka sitten löytää ammattitaitoinen, luotettava ja ennen kaikkea juuri sinulle sopiva tilitoimisto? Siihen perehdymme enemmän seuraavaksi.
Tilitoimisto uudelle yritykselle: vinkit valintaan
Kuten jo todettua, on tilitoimiston valinta uudelle yritykselle ehkäpä haastava, mutta ensiarvoisen tärkeä tehtävä. Haluamme auttaa sinua oikean päätöksen tekemisessä ja näinpä olemmekin keränneet viisi vinkkiä uuden yrityksen tilitoimiston valintaan:
1. Tunnista omat tarpeesi.
Mitä haluat ulkoistaa ja mitä teet mieluummin itse? Kuka hoitaa osto- ja myyntireskontran hallinnan? Kuka hoitaa mahdolliset perintäasiat? Haluatko, että tilitoimisto hoitaa myös palkanmaksun? Kun tiedät, mitä haluat, on helppoa kysyä tarjousta useammasta tilitoimistosta, jotka tarjoavat juuri sinut tarvitsemasi palvelut.
2. Arvioi hinta-laatusuhde.
Kun tarjouksia satelee, on helppoa valita halvin. Halvin ei kuitenkaan aina ole paras ja tämä pätee myös tilitoimistoihin. Lue tarkasti mitä tarjous pitää sisällään eli onko hinnoittelu esimerkiksi kiinteä vai tuleeko lisäksi tunti- ja tositeperusteisia maksuja. Sisältyvätkö kaikki tarvitsemasi palvelut tarjoukseen? Miten mahdolliset lisätyöt, kuten vaikkapa verokonsultointi laskutetaan?
3. Arvioi palveluntarjoajan ammattitaito.
Onko tilitoimisto auktorisoitu taloushallintoliiton toimesta? Auktorisointi ei ole välttämätöntä, mutta helpottaa valintaa, sillä sen saava tilitoimisto palkkaa vain KLT-tutkinnon suorittaneita ammattilaisia ja täyttää taloushallintoliiton standardit. Varmista myös esimerkiksi se, kuinka tilitoimisto on valmistunut työntekijöidensä loma-aikoihin ja yllättäviin sattumiin, jotta et asiakkaana joudu ikävään tilanteeseen kun kirjanpitäjään ei saakaan yhteyttä.
4. Tarkista referenssit.
Tutustu tilitoimiston nykyisiin ja entisiin asiakkaisiin saadaksesi selville onko toimistolla ammattitaitoa juuri sinun alallasi. Lue ja kysele kokemuksia tilitoimistosta ja sen toiminnasta tuttaviltasi tai vaikkapa netistä. Referenssejä voi pyytää myös suoraan toimistolta itseltään.
5. Kuuntele sisäistä ääntäsi.
Mikäli koet, että henkilökemiat tarjotun kirjanpitäjän kanssa eivät tunnu kohtaavan, kannattaa harkita toista kirjanpitäjää. Kirjanpitäjä on äärimmäisen tärkeä yhteistyökumppani ja näin ollen onkin tärkeää, että ajatukset taloushallinnan hoitamisesta ja esimerkiksi yrityksen mahdollisesta kehityksestä ovat yhtenäisiä heti alusta alkaen. Tutustu tilitoimistoon tai kirjanpitäjään ennen sopimuksen allekirjoittamista.
Yhteenveto
Kuten jo mainitsimme, ei halvimman tarjouksen perässä välttämättä kannata juosta. Kyseessä saattaa olla tarjous, johon sisältyy vain minimimäärä tositteita ja tunteja ja kaikki muu maksaa erikseen. Toinen vaihtoehto on se, että kyseessä on täysi paketti, mutta laatu on niin huonoa, että yritys voi joutua ongelmiin vaikkapa verottajan kanssa.
Kirjanpitäjän täytyy olla ihminen, johon on täysi luotto, sillä loppupeleissä kirjanpitäjän virheistä maksaa yrittäjä. Huono kirjanpitäjä saakin pahimmillaan paljon pahaa aikaan. Tämä ei tietenkään tarkoita sitä, etteikö edullisia mutta ammattitaitoisia tilitoimistoja olisi olemassa. Hyvin alhaisen hinnan tulisi kuitenkin herättää epäilyksen kellot.
Kirjanpitäjän tulee olla paitsi luotettava ja ammattitaitoinen, myös asiakaspalveluhenkinen, proaktiivinen ja tavoitettavissa oleva. Ei voida olettaa, että kirjanpitäjä on aina saatavilla, mutta on tärkeää, että jokin yhteyskanava on olemassa ja toimii ilman suurempaa viivettä. Hyvä kirjanpitäjä ilmoittaa itse mikäli huomaa vaikkapa ongelmia tositteiden kanssa, tai keksii jonkin uuden, tehokkaamman tavan hoitaa jokin kirjanpidon osa-alue. Hyvä kirjanpitäjä seuraa yrityksen taloutta ja veroja oma-aloitteisesti ja pystyy näin reagoimaan vaikkapa ennakkoverotuksen muutoksiin ennen kuin verottaja ehtii vaatia omiaan takaisin.
Tilitoimiston valinnassa on suositeltavaa kilpailuttaa tilitoimistot, eli uudelle, pienelle yritykselle tämä tarkoittaa sitä, että heti alussa kannattaa pyytää useampi tarjous. Tilitoimistoja ja yksityisiä kirjanpitäjiä on äärimmäisen paljon ja alalla on mustia lampaita, joten vertailu ja kriittinen tarkastelu kannattaa tehdä huolella.
Yhteenvetona voidaan todeta, että kirjanpito ei ole teknisesti vaikeaa varsinkaan pienten yritysten kohdalla. Taitava kirjanpitäjä voi kuitenkin tuoda lisäarvoa yritykselle samalla vapauttaen yrittäjän ja työntekijöiden aikaa. Kirjanpitäjän valinta kannattaa tehdä huolella, sillä huono kirjanpitäjä voi osoittautua kalliiksi virheeksi. Tämän artikkelin vihjeitä seuraamalla voi kuitenkin löytää hyvän tilitoimiston, joka osoittautuu yrittäjän parhaaksi kaveriksi ja osallistuu aktiivisesti yrityksen toiminnan kehittämiseen. Onnea ja kärsivällisyyttä tilitoimiston valintaan!
Aiheeseen liittyvää:
Tilitoimiston kilpailutus edessä? Tässä 3 vinkkiä!