Työajanseuranta on yrityksen lakisääteinen tehtävä, mutta hyvä työajanseurantajärjestelmä on hyödyllinen sekä työntekijälle että työnantajalle monella tavalla. Näppärää järjestelmää käyttämällä voit kirjata työtunnit, leimata itsesi töihin, tauottaa lounasajat ja paljon muuta.

Työntekijän on helpompi erotella vapaa-aika ja työaika, kun taas työnantaja voi seurata käytettyä työaikaa ja sitä, käytetäänkö työaika järkevästi. Työnantajan vastuulla on myös osoittaa, etteivät työtunnit ylitä lakisääteistä enimmäistyöaikaa, mikä on helppoa tehokkaan työajanseurantajärjestelmän avulla.

Nykyisin työajanseuranta hoidetaan lähes poikkeuksetta digitaalisesti eri järjestelmiä käyttämällä.
Järjestelmiin kuuluu monesti myös erilaisia tukevia lisäominaisuuksia, jotka tekevät sekä työajan seurannasta että tehokkuuden maksimoinnista helpompaa.

Tässä artikkelissa käymme läpi mm. seuraavia asioita:

  • Mitä miettiä valitessa työajanseurantaa?
  • Kannattaako valita ilmainen vai maksullinen järjestelmä?
  • 5 suosittua työajanseurantajärjestelmää esittelyssä

 

Miten valita työajanseuranta?

 

Työaikaa seuraavia järjestelmiä on nykyään olemassa monia erilaisia ja niissä on kaikissa erilaiset ominaisuudet. Sopivaa työajanseurantajärjestelmää etsivän pitäisi ottaa huomioon omat tavoitteet ja se, vastaako järjestelmä omia tavoitteita ja sisältääkö se haluttuja ominaisuuksia.

Kun etsinnässä on yrityksellesi paras työajanseurantajärjestelmä, on syytä ottaa huomioon mm. seuraavat asiat:

● Omat tarpeet ja tavoitteet: mitä kaikkea on tarkoitus seurata? Onko tavoite seurata pelkästään työaikaa tai lounastaukoja, vai myös kertyviä lomia?

● Käyttäjät: kuinka monen henkilön on tarkoitus käyttää järjestelmää? Kuinka monta työntekijää yrityksessä on?

● Kerättävät tiedot: kerätäänkö tunteja projekti- vai asiakaskohtaisesti?

● Kirjaustavat: riittääkö, että työtunteja voi kirjata tietokoneen selaimessa vai pitääkö työntekijällä olla pääsy järjestelmään myös mobiilissa?

● Tietoturva ja tietojen tallennus: tallentuvatko seuratut tunnit pilvipalveluun vai jotenkin muuten?

● Hinta: kuinka paljon olet valmis investoimaan järjestelmän käyttämiseen?

 

 

 

 

Maksullinen vai ilmainen työajanseuranta?

 

Työajanseurantajärjestelmiä on saatavilla erilaisia budjetteja varten. Voit käyttää työajanseurantaa myös ilmaiseksi, mutta on aina hyvä muistaa, että yleensä laatu ja hinta kohtaavat: mitä hintavampi tuote, sen enemmän siinä on todennäköisesti ominaisuuksia.

Joitakin työajanseurantajärjestelmiä on mahdollista käyttää ilmaiseksi tai lähes ilmaiseksi, jos käyttäjiä on vain yksi tai kaksi. Järjestelmissä voi olla myös saatavilla osittaisia palveluita ilmaiseksi, kun taas jotkut ominaisuudet ovat maksullisia.

Työajan seuraaminen onnistuu myös ilmaiseksi tavallista Exceliä käyttämällä, mutta perinteinen manuaalinen työajanseuranta on pitkän päälle työlästä ja aikaavievää. 

 

5 suosittua työajanseurantajärjestelmää esittelyssä

 

Työajanseurantajärjestelmiä on monia erilaisia ja kussakin on omat ominaisuutensa ja ne palvelevat erilaista asiakaskuntaa. Siksi on tärkeää aina vertailla työajanseurantajärjestelmät huolellisesti ja valita sellainen, jonka tarjoamat palvelut kohtaavat omien tavoitteiden kanssa.

Hyvä järjestelmä on sellainen, joka pystyy palvelemaan myös kasvavan yrityksen tarpeita. Sopivaa järjestelmää valittaessa ei siis kannata tuijottaa vain yrityksen nykyistä kokoa ja tavoitteita, vaan myös huomioida mahdollinen yrityksen kasvu ja kasvun mukana muuttuvat tavoitteet.

Huom. Alla esiintyvä tieto työajanseurantapalveluista ei välttämättä ole ajan tasalla ja näin ollen kehoitamme aina tarkistamaan tiedot suoraan palveluntarjoajalta.

 

1. Nepton

Nepton on suomalainen kasvuyritys, joka panostaa palveluiden helppouteen ja niiden räätälöimiseen asiakkaan tarpeeseen sopivaksi. Nepton tarjoaa kokonaisvaltaista henkilöstöhallintaa, joten yritys voi räätälöidä palvelunsa Neptonin kautta juuri sopivaksi.

Neptonin työajanseurantajärjestelmä tarjoaa kolme tasoa, jotka ovat Easy, Pro ja Complete. Easy on yksinkertainen, mutta kattava taso, jolla työajanseuranta onnistuu helposti ja nopeasti. Pro ja Complete ovat kattavampia tasoja, joille yritys voi siirtyä tarvitessaan
enemmän ominaisuuksia tai yrityksen kasvaessa.

Neptonin työajanseurantaa käytetään pilvipalvelussa ja sen käyttäminen onnistuu niin tietokoneella kuin mobiilissa. Sovellus on helppokäyttöinen ja selkeä. Työajanseurantaa voi tehdä joko asiakas- tai projektikohtaisesti tai työlajeittain. Ylityöt ohjataan työntekijän saldoon, pankkiin, ylityökertymään tai palkkaan, jota hän voi seurata reaaliajassa. Vuosilomat, poissaolot ja vapaat voi kirjata helposti oikealle ajanjaksolle.

Nepton on kattava ja moderni ratkaisu eri kokoisille yrityksille ja se palvelee monia eri toimialoja.

Lue lisää Neptonista: https://nepton.fi/

 

2. Visma Movenium

Visma Movenium on rakennusalalle sopiva työkalu työajan seurantaan. Moveniumin digitaalisen työajanseurantatyökalun avulla työaikojen kirjaaminen on nopeaa ja helppoa, sillä kirjaamisen voi tehdä niin mobiilissa kuin tietokoneella. Työntekijä voi seurata helposti kerääntyneitä työtunteja reaaliajassa ja työantajan on helppo varmistaa, että kaikki työt ja palkat maksetaan kertyneiden työtuntien mukaan.

Visma Moveniumin käyttö sopii niin työmaalle kuin toimistoon. Yritys tarjoaa mahdollisuuden kirjata työajat joko selaimessa, sovelluksella tai perinteisellä leimauslaitteella. Visma Moveniumilla ei ole eri tasoja, mutta sen käyttämisen voi aloittaa ilmaiseksi 14 päivän kokeilulla.

Lue lisää Visma Moveniumista: https://www.visma.fi/movenium/

 

3. Elli

Elli työajanseurantajärjestelmä on leimaamiseen perustuva järjestelmä, joka tallentaa leimaukset tarkasti ja tasapuolisesti. Sen kautta myös liukumat ja joustot ovat seurattavissa reaaliajassa. Elliä voi käyttää myös vuorotyössä ja silloin, kun työajat ovat epäsäännöllisiä. Työntekijälle voi suunnitella työvuoroja, jotka poikkeavat tavallisista, säännöllisistä jaksoista.

Ellin avulla työajat on mahdollista eritellä palkkalajeittain ja voit halutessasi käyttää myös omaa TES-tulkintaa. Työaikoja on mahdollista seurata monipuolisesti niin projektien, työvaiheiden, työnumeroiden kuin kustannuspaikkoihin perustuen. Työnantaja näkee kaikki paikalla olevat tekijät reaaliajassa.

Elli tarjoaa niin työajan seurannan ja raportoinnin kuin aterialeimaukset, integraatiot ja mahdollisuuden laajentamiseen. Elliä on mahdollista käyttää joko pilvipalveluna tai omalle palvelimelle asennettuna.

Lue lisää Ellistä:  https://www.tieto-oskari.fi/tuotekategoria/tyoajanseuranta/

 

4. Navicom

Navicom erottuu muista työajanseurantajärjestelmistä siten, että se tarjoaa mahdollisuuden työajan seuraamiseen myös autossa. Navicomin työajanseuranta toimii niin mobiilissa, kellokorttilaitteella kuin selaimessa ja työajan seuraaminen ja kirjaaminen onnistuu myös liikkeellä ollessa. Työajan seuraamisen voi aloittaa joko digitaalisesti tai perinteistä lätkää käyttämällä.

Navicomin kautta saat apua tiedonkulkuun, kun työntekijät saavat tiedot omasta työajasta suoraan omaan puhelimeen. Työntekijöille voi antaa myös mahdollisuuden liukuvan työajan tallentamiseen ja seuraamiseen, mikä tekee palkanmaksusta helppoa työnantajalle. Palvelu tarjoaa myös automaattisen palkkakäsittelyn.

Palvelun käyttämisen voi aloittaa ilmaiseksi, sillä se tarjoaa jopa 30 päivää aikaa testata järjestelmää maksutta.

Lue lisää Navicomista: https://www.navicom.fi/

 

5. Excel

Monia kiinnostaa työajanseuranta Excelin kautta yksinkertaisesti jo siksi, että se on ilmainen vaihtoehto. Se ei vaadi kuukausimaksuja ja siitä voi myös tehdä omanlaisensa, ja kaiken kukkuraksi sen käyttäminen onnistuu kaikilta. Excel-taulukkoon voi luoda useita sarakkeita ja voit seurata useamman työntekijän työaikoja Excelin kautta. Lisäksi Exceliin voi aina kirjata lisää haluamiaan tietoja ja voit lisätä siihen kommentteja.

Aloittelevalle ja pienelle yritykselle Excel onkin usein hyvä ratkaisu vielä alussa, kun muihin yrityksen pyörittämiseen liittyviin asioihin menee paljon aikaa ja resursseja, eikä kassassa välttämättä ole varaakaan maksaa erillisestä järjestelmästä.

Toisaalta Excel on nykyään muihin vaihtoehtoihin verrattuna melko epäkäytännöllinen vaihtoehto, sillä siihen täytyy kirjata kaikki tiedot manuaalisesti päivämäärästä kellonaikaan ja muihin tietoihin. Jos työntekijä unohtaa kirjata saapumis- tai lähtemisajan, työnantajan on heti vaikeampi hoitaa tarkka palkanmaksu. Excelissä ei myöskään ole mitään ylimääräisiä ominaisuuksia eikä sen kautta voi hoitaa mitään yrityksen henkilöstöhallintaan liittyviä tehtäviä automaattisesti.

Yhteenveto

Ennen kuin valitset sopivan työajanseurantajärjestelmän, on tärkeää lukea kokemuksia eri järjestelmistä sekä ottaa sen valitsemisessa huomioon omat tavoitteet ja suunnitelmat. Vaikka ilmainen vaihtoehto saattaa houkutella ja voi riittää hyvin yrityksen alkutaipaleella, se ei välttämättä ole paras ja harvoin tehokkain vaihtoehto pidemmässä juoksussa. Rahaa voi säästyä jonkin verran kuukaudessa, mutta siitä maksetaan omalla ajalla: manuaalinen kirjanpito omista tai työntekijöiden työtunneista on aikaa vievää ja se vie energiaa pois muista yrityksen pyörittämiseen liittyvistä asioista.

Hyvä työajanseurantajärjestelmä auttaa työntekijöiden työtuntien, lomakertymien ja jopa lounasaikojen seuraamisessa. Työajanseuranta on helppoa ja vaivatonta, kun apuna on kattava järjestelmä, jonka käyttäminen on helppoa ja joka palvelee omia tavoitteita.